Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dapat terjadi karena berbagai alasan, seperti penurunan performa karyawan, restrukturisasi perusahaan, atau efisiensi. Demi keadilan bagi semua pihak, proses PHK harus dilakukan secara hati-hati, dengan memperhatikan hak-hak pekerja yang dilindungi oleh undang-undang. Salah satu hal yang wajib dilakukan oleh perusahaan adalah mengeluarkan surat PHK bagi karyawan yang akan diberhentikan dari pekerjaannya. Namun, bagaimana membuat surat PHK yang benar? Artikel ini akan memberikan contoh surat PHK karyawan yang tepat dan panduan lengkapnya.
Surat PHK harus memuat beberapa unsur penting agar sah dan tidak melanggar peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Beberapa unsur penting yang harus ada dalam surat PHK adalah:
- Kop Surat Perusahaan dan Nomor: Sebagai surat resmi, surat PHK harus memiliki kop surat perusahaan dan mencantumkan nomor surat. Nomor surat digunakan untuk pengarsipan perusahaan. Dalam nomor surat biasanya tercantum pula tahun penerbitan surat.
- Identitas Pihak yang Terlibat: Nama perusahaan, nama karyawan, dan posisi atau jabatan karyawan yang akan di-PHK.
- Isi Surat, terdiri dari:
- Alasan PHK: Penjelasan singkat namun jelas mengenai alasan mengapa karyawan tersebut di-PHK. Alasan ini harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kebijakan perusahaan.
- Hak dan Kewajiban: Informasi mengenai hak-hak karyawan yang di-PHK, seperti pesangon, kompensasi, atau hak lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Tanggal Efektif: Tanggal resmi di mana PHK mulai berlaku. Hal ini penting agar tidak terjadi kebingungan di kemudian hari.
- Proses Pengembalian Aset Perusahaan: Jika karyawan memiliki aset milik perusahaan (seperti laptop, ponsel, atau kendaraan), surat PHK harus mencantumkan prosedur pengembalian aset-aset tersebut.
- Tanda Tangan Pihak Berwenang dan Stempel Perusahaan: Surat PHK harus ditandatangani oleh pihak berwenang dari perusahaan, seperti manajer HRD atau direktur perusahaan. Surat PHK juga harus dicap dengan stempel perusahaan.
PHK Tidak Dapat Pesangon? Ini dia Aturannnya
Contoh Surat PHK Karyawan
- Contoh Surat PHK Karyawan karena Alasan Efisiensi Perusahaan.
—
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[No. Telepon/Email Perusahaan]
Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran:
Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
Yth.
[Bapak/Ibu Nama Karyawan]
[Alamat Karyawan]
[Posisi/Jabatan Karyawan]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya program efisiensi perusahaan guna memangkas biaya operasional, maka perusahaan harus melakukan restrukturisasi kepengurusan dan penyempitan tenaga kerja.
Setelah melalui evaluasi dan pertimbangan yang menyeluruh, dengan berat hati kami harus melakukan pemutusan hubungan kerja dengan Bapak/ Ibu [Nama Karyawan], efektif pada tanggal [Tanggal Efektif PHK].
Kami memahami bahwa keputusan ini mungkin menimbulkan dampak bagi Anda, dan kami telah berusaha untuk mempertimbangkan berbagai faktor sebelum mengambil keputusan ini. Perlu kami informasikan bahwa Anda berhak atas hak-hak karyawan, termasuk pesangon, Uang Penghargaan Masa Kerja, dan Uang Penggantian Hak, serta kompensasi lain yang tercantum dalam Perjanjian Kerja.
Kami ingin menyampaikan apresiasi atas kontribusi dan kerja keras yang telah Anda berikan selama bekerja di [Nama Perusahaan]. Keputusan ini bukanlah cerminan dari upaya atau nilai Anda sebagai seorang individu, tetapi lebih pada kondisi dan kebutuhan perusahaan saat ini.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi bagian HRD kami di [Nomor Kontak HRD] atau melalui email [Email HRD].
Kami berharap yang terbaik untuk masa depan Anda dan semoga Anda mendapatkan kesuksesan di kesempatan berikutnya.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Pihak yang Berwenang]
[Posisi Pihak yang Berwenang]
[Nama Perusahaan]
—
- Contoh Surat PHK Karyawan karena Pelanggaran Berat.
Untuk kasus pelanggaran berat, biasanya perusahaan telah melakukan langkah-langkah awal berupa Surat Peringatan (SP), baik SP1, SP2, maupun SP3. Bila karyawan tetap tidak mengindahkan peringatan yang diberikan, perusahaan berhak melakukan PHK pada karyawan. Di bawah ini adalah contoh surat PHK karyawan karena pelanggaran berat.
—
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[No. Telepon/Email Perusahaan]
Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran:
Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja
Yth.
[Bapak/Ibu Nama Karyawan]
[Alamat Karyawan]
[Posisi/Jabatan Karyawan]
Dengan hormat,
Berdasarkan hasil evaluasi kinerja Anda selama 5 (lima) bulan terakhir, kami menilai tidak ada perbaikan dan peningkatan kinerja dari sisi kedisiplinan dan tanggung jawab pekerjaan.
Kompensasi PHK Bagi Karyawan Tetap
Oleh karena itu, melalui evaluasi dan pertimbangan yang menyeluruh kami memutuskan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja dengan Anda, efektif pada tanggal [Tanggal Efektif PHK]. Keputusan ini kami ambil setelah menyelesaikan semua rangkaian proses disipliner perusahaan. Keputusan ini diperlukan karena Anda telah berulang kali melanggar kebijakan perusahaan, dan mengabaikan peringatan-peringatan yang kami berikan.
Anda berhak menerima gaji hingga tanggal pemutusan hubungan kerja. Selain itu, Anda juga berhak memperoleh kompensasi yang diberikan oleh perusahaan.
Demikian surat pemutusan hubungan kerja ini. Semoga Anda dapat mengerti keputusan yang telah diambil oleh manajemen berdasarkan kebijakan perusahaan dan hukum yang berlaku.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Pihak yang Berwenang]
[Posisi Pihak yang Berwenang]
[Nama Perusahaan]
—
Penyusunan surat PHK harus dilakukan dengan cermat dan sesuai dengan peraturan yang berlaku agar tidak menimbulkan sengketa di kemudian hari. Surat PHK harus memuat informasi yang jelas dan transparan mengenai alasan PHK dan hak-hak yang akan diterima oleh karyawan. Dengan surat PHK yang benar, baik perusahaan maupun karyawan dapat menyelesaikan proses pemutusan hubungan kerja dengan lebih mudah dan profesional.
Apakah perusahaan Anda sedang menghadapi proses PHK karyawan? Apapun alasannya, PHK bukanlah proses yang mudah dan cepat. Namun kini, dengan dukungan sistem informasi HR yang canggih seperti aplikasi Gaji, seluruh proses PHK dapat dipermudah. Pengkinian data dan status karyawan misalnya, dapat dilakukan langsung dari aplikasi. Ingin tahu lebih lanjut tentang aplikasi Gaji? Hubungi kami atau jadwalkan demo untuk informasi selengkapnya.
