Payroll Variance: Jenis, Penyebab, Cara Menghitung, dan Cara Mengelolanya

Biaya tenaga kerja merupakan salah satu komponen penting yang perlu diperhitungkan perusahaan dalam menyusun anggaran. Namun, realisasi biaya payroll tidak selalu sama dengan anggaran yang telah ditetapkan. Selisih antara anggaran dan realisasi tersebut dikenal sebagai payroll variance.

Lalu, apa saja jenis dan penyebabnya, serta bagaimana cara menghitung dan mengelolanya? Ini penjelasannya!

Payroll Variance vs Payroll Error vs Payroll Discrepancy

Ketiga istilah tersebut berkaitan dengan proses penggajian, tetapi memiliki makna yang berbeda:

Payroll variance adalah selisih antara biaya payroll yang dianggarkan (budget payroll) dengan biaya payroll aktual (actual payroll) dalam periode tertentu.
Payroll error adalah kesalahan dalam proses atau perhitungan payroll, seperti salah memasukkan data gaji atau salah menghitung lembur.
Payroll discrepancy adalah ketidaksesuaian antara data atau hasil perhitungan yang seharusnya dengan data atau hasil aktual.

Sebagai contoh, actual payroll lebih tinggi dari budget karena perusahaan merekrut karyawan lebih cepat dari rencana.

Kondisi tersebut merupakan payroll variance, tetapi bukan payroll error. Sementara itu, jika gaji seorang karyawan salah dihitung akibat kesalahan input, kondisi tersebut termasuk payroll error.

Mengapa Payroll Variance Perlu Dianalisis Oleh Perusahaan?

Payroll variance sebaiknya tidak hanya dilihat sebagai selisih dalam laporan keuangan. Jika dianalisis secara tepat, data tersebut dapat memberikan gambaran mengenai kondisi workforce dan efektivitas perencanaan biaya tenaga kerja.

Beberapa alasan perusahaan perlu melakukan analisis payroll variance antara lain:

Mengontrol biaya tenaga kerja: membantu perusahaan mengetahui apakah realisasi biaya payroll masih berada dalam perencanaan.
Mengevaluasi akurasi budget payroll: variance yang terus berulang dapat menunjukkan bahwa asumsi dalam penyusunan anggaran perlu dievaluasi.
Mengidentifikasi perubahan workforce: perubahan headcount, turnover, rekrutmen, atau struktur organisasi dapat memengaruhi biaya payroll.
Menemukan sumber pembengkakan biaya: perusahaan dapat mengetahui apakah selisih terutama berasal dari lembur, gaji, tunjangan, bonus, atau komponen lainnya.
Mendukung keputusan HR dan Finance: hasil analisis dapat menjadi pertimbangan dalam workforce planning, kebijakan kompensasi, dan alokasi anggaran.
Mendeteksi pola biaya tenaga kerja: perbandingan antarperiode dapat menunjukkan apakah variance merupakan kejadian sementara atau pola yang berulang.

Jenis-Jenis Payroll Variance yang Perlu Dipahami

Payroll variance dapat dikelompokkan berdasarkan komponen yang menyebabkan terjadinya selisih. Pengelompokan ini penting agar HR dan Finance tidak hanya mengetahui total variance, tetapi juga memahami sumber perubahannya.

Berikut ini jenis-jenisnya:

1. Headcount Variance

Headcount variance terjadi ketika jumlah karyawan aktual berbeda dari jumlah yang digunakan dalam perencanaan budget.

Misalnya, perusahaan menganggarkan payroll berdasarkan 500 karyawan, tetapi pada periode berjalan terdapat 520 karyawan. Penambahan tersebut dapat meningkatkan total biaya gaji dan komponen payroll lainnya.

2. Salary and Wage Variance

Salary and wage variance terjadi ketika gaji atau tarif upah aktual berbeda dari asumsi yang digunakan dalam budget. Penyebabnya dapat berupa kenaikan gaji, promosi, perubahan struktur upah, atau penyesuaian upah minimum.

3. Overtime Variance

Overtime variance merupakan selisih biaya lembur antara budget dan realisasi. Variance dapat meningkat ketika perusahaan menghadapi peningkatan workload, kekurangan tenaga kerja, atau kebutuhan operasional yang menyebabkan jam kerja aktual lebih tinggi dari perencanaan.

4. Bonus, Incentive, dan Commission Variance

Variance ini berkaitan dengan pembayaran kompensasi variabel, seperti bonus, insentif, dan komisi. Besarnya pembayaran dapat dipengaruhi oleh pencapaian target individu, performa tim, hasil penjualan, maupun kinerja bisnis perusahaan.

5. Allowance and Benefit Variance

Allowance and benefit variance muncul ketika realisasi tunjangan atau benefit berbeda dari budget.

Contohnya adalah perubahan tunjangan transportasi, makan, perjalanan dinas, atau benefit tertentu yang diberikan berdasarkan kondisi karyawan.

6. Absence Variance

Absence variance berkaitan dengan perubahan biaya payroll akibat kondisi kehadiran karyawan. Cuti, sakit, unpaid leave, atau ketidakhadiran lainnya dapat memengaruhi komponen payroll tertentu, termasuk potongan atau tunjangan berbasis kehadiran.

7. New Hire and Termination Variance

Variance ini muncul akibat perubahan workforce selama periode berjalan, seperti karyawan baru yang mulai bekerja atau karyawan yang berhenti. Waktu masuk dan keluar karyawan juga dapat memengaruhi perhitungan payroll secara proporsional.

8. Statutory Payroll Variance

Statutory payroll variance berkaitan dengan komponen payroll yang mengikuti ketentuan pemerintah, seperti pajak dan BPJS. Perubahan regulasi atau kondisi karyawan dapat membuat nilai komponen tersebut berbeda dari asumsi yang digunakan saat menyusun budget.

9. Adjustment Variance

Adjustment variance terjadi karena adanya penyesuaian dari periode sebelumnya. Contohnya berupa pembayaran rapel kenaikan gaji, koreksi kekurangan pembayaran, atau penyesuaian komponen payroll yang belum masuk pada periode sebelumnya.

10. Shift and Schedule Variance

Variance ini dapat terjadi pada perusahaan yang menerapkan sistem kerja shift. Perubahan jadwal kerja, tambahan shift, atau realisasi lembur dapat memengaruhi tunjangan dan biaya tenaga kerja.

11. Payroll Processing Variance

Payroll processing variance berkaitan dengan perbedaan yang muncul selama proses pengolahan payroll.

Salah satu penyebabnya adalah perubahan data karyawan, absensi, atau komponen payroll yang belum tercatat secara tepat dalam periode penggajian.

Apa Saja Penyebab Payroll Variance?

Jenis variance menunjukkan bagian mana yang mengalami perubahan, sedangkan penyebabnya membantu perusahaan memahami mengapa selisih tersebut terjadi. Berikut ini penyebabnya:

1. Perubahan Jumlah Karyawan

Rekrutmen, turnover, mutasi, maupun termination dapat mengubah jumlah karyawan aktual dari asumsi awal. Perubahan headcount tersebut secara langsung dapat memengaruhi total biaya payroll.

2. Perubahan Struktur Kompensasi

Kenaikan gaji, promosi, perubahan struktur salary, atau penyesuaian upah dapat membuat biaya aktual berbeda dari budget.

Terlebih pada perusahaan dengan jumlah karyawan besar, perubahan kompensasi yang diterapkan secara luas dapat memberikan dampak signifikan terhadap total payroll.

3. Peningkatan Lembur

Kebutuhan produksi, peningkatan permintaan, kekurangan manpower, atau penjadwalan kerja yang kurang optimal dapat meningkatkan jumlah jam lembur.

Jika biaya lembur aktual jauh melebihi asumsi budget, kondisi tersebut dapat menjadi salah satu driver utama payroll variance.

4. Perubahan Bonus dan Insentif

Bonus dan insentif umumnya berkaitan dengan performa atau pencapaian target. Ketika realisasi kinerja berbeda dari asumsi awal, nilai kompensasi variabel yang dibayarkan juga dapat berubah.

5. Perubahan Absensi dan Jam Kerja

Perubahan pola kehadiran, cuti, unpaid leave, atau jam kerja aktual dapat memengaruhi komponen payroll tertentu.

Data absensi yang tidak akurat atau terlambat diperbarui juga dapat menimbulkan ketidaksesuaian dalam proses penggajian.

6. Perubahan Regulasi Payroll

Perubahan ketentuan terkait pajak, BPJS, atau upah minimum dapat memengaruhi perhitungan payroll. Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan proses payroll mengikuti regulasi yang berlaku.

7. Data HR yang Tidak Sinkron

Data karyawan, absensi, lembur, dan payroll yang berada pada sistem berbeda dapat meningkatkan risiko ketidaksesuaian.

Ketika perubahan data pada satu sistem tidak segera tercermin pada proses payroll, actual payroll dapat berbeda dari perhitungan yang seharusnya.

8. Payroll Adjustment

Koreksi atau pembayaran yang berasal dari periode sebelumnya dapat masuk ke periode berjalan. Akibatnya, biaya payroll pada bulan tersebut terlihat lebih tinggi dibandingkan budget maupun periode sebelumnya.

9. Budget Payroll Tidak Menggunakan Asumsi yang Tepat

Variance juga dapat berasal dari tahap perencanaan. Budget yang tidak memperhitungkan perubahan headcount, kenaikan kompensasi, lembur, bonus, atau kebutuhan bisnis dapat menghasilkan selisih yang berulang.

Bagaimana Cara Menghitung Payroll Variance?

Setelah memahami jenis dan penyebabnya, langkah berikutnya adalah menghitung payroll variance. Perhitungan dapat dimulai dari selisih nominal, kemudian dilanjutkan dengan persentase dan breakdown berdasarkan komponen.

1. Gunakan Rumus Payroll Variance

Rumus dasar yang dapat digunakan adalah:

Payroll Variance = Actual Payroll − Budget Payroll

Keterangan:

Actual Payroll adalah total biaya payroll yang benar-benar direalisasikan dalam periode tertentu.
Budget Payroll adalah total biaya payroll yang telah dianggarkan untuk periode tersebut.

Hasilnya dapat diinterpretasikan sebagai berikut:

Hasil positif (+): actual payroll lebih tinggi dari budget atau terjadi unfavorable variance.
Hasil negatif (-): actual payroll lebih rendah dari budget atau terjadi favorable variance.
Hasil 0: actual payroll sesuai dengan budget.

2. Hitung Payroll Variance dalam Persentase

Selain nominal, perusahaan dapat menghitung persentase variance untuk melihat besarnya selisih secara proporsional.

Payroll Variance (%) = (Actual Payroll − Budget Payroll) ÷ Budget Payroll × 100%

Persentase tersebut dapat membantu perusahaan membandingkan variance antarperiode meskipun nilai budget setiap periode berbeda.

3. Contoh Perhitungan Payroll Variance

Misalnya, sebuah perusahaan memiliki:

Budget payroll: Rp500 juta
Actual payroll: Rp550 juta

Maka:

Payroll Variance = Rp550 juta − Rp500 juta = Rp50 juta

Selanjutnya:

Payroll Variance (%) = Rp50 juta ÷ Rp500 juta × 100% = 10%

Artinya, actual payroll perusahaan berada Rp50 juta atau 10% di atas budget.

Namun, angka tersebut belum menjelaskan penyebab selisih. Untuk mendapatkan insight yang lebih berguna, perusahaan perlu melakukan breakdown terhadap komponen payroll.

4. Breakdown Variance Berdasarkan Komponen

Total variance perlu dipecah berdasarkan komponen agar perusahaan dapat menemukan driver utama variance, bukan sekadar mengetahui jumlah selisih.

Beberapa komponen yang dapat dianalisis antara lain:

Headcount

- Gaji

Overtime

Bonus dan insentif
Tunjangan
Pajak dan BPJS
Adjustment

Sebagai contoh, jika total variance Rp50 juta ternyata sebagian besar berasal dari overtime, maka perusahaan dapat mengevaluasi kebutuhan tenaga kerja dan pola lembur.

Sebaliknya, jika variance terutama berasal dari perubahan headcount, evaluasi dapat diarahkan pada workforce planning.

Bagaimana Cara Mengurangi Payroll Variance?

Payroll variance mungkin tidak dapat dihilangkan sepenuhnya karena kondisi bisnis dapat berubah sepanjang tahun. Berikut ini cara mengurangi payroll variance:

1. Gunakan Workforce Planning sebagai Dasar Budget Payroll

Budget payroll perlu disusun berdasarkan kebutuhan tenaga kerja yang realistis. Pertimbangkan rencana hiring, turnover, ekspansi bisnis, serta perubahan kebutuhan operasional.

Dengan demikian, budget tidak hanya menggunakan data historis, tetapi juga mempertimbangkan rencana workforce perusahaan.

2. Monitor Overtime Secara Berkala

Lembur perlu dipantau untuk mengetahui apakah peningkatannya bersifat sementara atau menjadi pola yang berulang.

Evaluasi dapat dilakukan berdasarkan divisi, lokasi, periode, maupun kebutuhan operasional untuk mengetahui sumber peningkatan overtime.

3. Pastikan Data Absensi Terhubung dengan Payroll

Data absensi dapat memengaruhi berbagai komponen payroll, termasuk lembur, potongan, dan tunjangan tertentu.

Oleh karena itu, integrasi data absensi dengan payroll membantu mengurangi risiko perbedaan data akibat proses input atau pemindahan data secara manual.

4. Standarkan Struktur Kompensasi

Perusahaan perlu memiliki struktur dan kebijakan yang jelas terkait gaji, tunjangan, bonus, dan benefit.

Setiap perubahan kompensasi juga perlu tercatat dengan baik agar dapat diperhitungkan dalam perencanaan dan proses payroll.

5. Evaluasi Variance Secara Berkala

Jangan menunggu hingga akhir tahun untuk mengetahui adanya variance yang berulang. Analisis secara berkala dapat membantu HR dan Finance melihat perubahan biaya lebih cepat.

Perbandingan antarbulan atau antarkuartal juga dapat digunakan untuk menemukan pola yang membutuhkan perhatian.

6. Gunakan Sistem HRIS Terintegrasi

Pengelolaan payroll dalam skala besar membutuhkan data yang konsisten antara personalia, absensi, dan payroll. Sistem HRIS terintegrasi dapat membantu mengurangi proses manual sekaligus menyediakan data yang lebih terstruktur untuk kebutuhan monitoring.

Kelola Payroll Lebih Terstruktur dengan Sistem Payroll Gaji.id

Jika Anda ingin mengurangi risiko payroll variance yang disebabkan oleh ketidaksesuaian data dan proses manual, penggunaan sistem payroll yang terintegrasi dapat menjadi langkah yang tepat.

Di sinilah sistem payroll dari Gaji.id dapat menjadi bagian dari solusi HR terintegrasi untuk membantu perusahaan mengelola proses penggajian secara lebih terstruktur.

Gaji.id mendukung berbagai kebutuhan perusahaan, mulai dari pengolahan data karyawan, perhitungan komponen gaji, potongan pajak, hingga proses pembayaran gaji secara tepat waktu.

Komponen gaji fleksibel.
Perhitungan BPJS dan PPh 21 yang akurat.
Weekly Disbursements sesuai kebutuhan perusahaan.
Pengelolaan payroll dalam proses penggajian yang lebih terstruktur.
Formula payroll sesuai kebutuhan perusahaan.
Slip gaji dan bukti potong yang dapat diakses karyawan.

Solusi ini dapat digunakan oleh berbagai industri dengan kebutuhan payroll yang beragam. Jadi, langsung saja hubungi tim Gaji.id dan jadwalkan demo untuk mengetahui bagaimana sistem payroll Gaji.id dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda!