Gaji prorate sering menjadi topik yang dipertanyakan ketika karyawan mulai bekerja atau mengakhiri masa kerja di tengah periode penggajian. Dalam kondisi tersebut, perusahaan tidak menghitung gaji untuk satu bulan penuh, melainkan menyesuaikannya dengan jumlah hari atau jam kerja yang telah dijalani.
Oleh karena itu, HR perlu memahami metode perhitungan gaji prorata agar proses payroll tetap akurat, transparan, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Melalui artikel ini, Anda akan mempelajari berbagai cara menghitung gaji prorate beserta contoh perhitungannya sehingga lebih mudah diterapkan dalam proses penggajian.
Ketentuan Gaji Prorata yang Perlu Dipahami Perusahaan
Sebelum menghitung gaji prorate, perusahaan perlu memahami bahwa hingga saat ini belum terdapat ketentuan yang secara khusus mengatur metode perhitungan gaji prorate dalam peraturan ketenagakerjaan di Indonesia.
Oleh karena itu, mekanisme perhitungannya umumnya mengacu pada kebijakan perusahaan yang dituangkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama (PKB).
Meskipun demikian, terdapat beberapa regulasi yang dapat dijadikan acuan dalam menyusun perhitungan gaji prorate, di antaranya:
- Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor KEP.102/MEN/VI/2004 tentang Waktu Kerja Lembur dan Upah Kerja Lembur
Regulasi ini menjelaskan ketentuan mengenai jam kerja, waktu lembur, serta rumus perhitungan upah per jam. Dalam praktiknya, rumus upah per jam (1/173 dari upah sebulan) sering digunakan sebagai dasar untuk menghitung gaji prorate berdasarkan jumlah jam kerja.
- Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 16 Tahun 2024 tentang Penetapan Upah Minimum Tahun 2025 (sesuaikan dengan regulasi yang berlaku saat artikel dipublikasikan)
Ketentuan mengenai upah minimum dapat menjadi salah satu acuan perusahaan dalam menetapkan besaran gaji karyawan, termasuk ketika melakukan perhitungan gaji prorate agar tetap memenuhi ketentuan pengupahan yang berlaku.
Baca Juga: Waspada Hidden Payroll Cost, Penyebab Kebocoran Anggaran!
Kapan Gaji Prorate Digunakan?
Perhitungan gaji prorate umumnya diterapkan ketika karyawan tidak bekerja selama satu bulan penuh dalam satu periode payroll.
Beberapa kondisi yang sering menggunakan metode ini antara lain:
1. Karyawan Baru Bergabung di Tengah Bulan
Jika karyawan mulai bekerja setelah tanggal penggajian berjalan, perusahaan hanya membayarkan gaji sesuai hari kerja yang telah dijalani.
2. Karyawan Resign Sebelum Akhir Bulan
Karyawan yang mengundurkan diri sebelum periode penggajian berakhir umumnya menerima gaji sesuai jumlah hari kerja hingga tanggal terakhir bekerja.
3. Perubahan Status atau Jam Kerja
Beberapa perusahaan juga menerapkan prorate ketika terjadi perubahan status kerja, seperti perpindahan dari paruh waktu menjadi penuh waktu atau perubahan jam kerja dalam satu periode.
Baca Juga: Kapan Perusahaan Wajib Mengikuti UMK? Ini Aturan Resminya
Bagaimana Cara Menghitung Gaji Prorate?
Pada praktiknya, tidak ada satu metode yang wajib digunakan oleh seluruh perusahaan. Cara perhitungan umumnya disesuaikan dengan kebijakan perusahaan dan kesepakatan dalam perjanjian kerja.
Berikut beberapa metode yang paling sering digunakan.
1. Menghitung Gaji Prorate Berdasarkan Hari Kerja
Metode ini menghitung gaji berdasarkan jumlah hari kerja yang dijalani dibandingkan total hari kerja dalam satu bulan.
Rumus:
Gaji Prorate = (Jumlah Hari Kerja ÷ Total Hari Kerja Sebulan) × Gaji Bulanan
Contoh Perhitungan
- Seorang karyawan memiliki gaji bulanan sebesar Rp7.200.000 dan mulai bekerja pada 10 September.
- Perusahaan menerapkan 22 hari kerja dalam bulan tersebut.
- Jumlah hari kerja karyawan sejak mulai bekerja hingga akhir bulan adalah 15 hari.
Perhitungannya:
(15 ÷ 22) × Rp7.200.000 = Rp4.909.091
Dengan demikian, gaji prorate yang diterima karyawan adalah sekitar Rp4.909.091.
2. Menghitung Gaji Prorate Berdasarkan Upah per Jam
Metode ini biasanya digunakan apabila perusahaan menghitung penghasilan berdasarkan jumlah jam kerja.
Mengacu pada ketentuan perhitungan upah per jam untuk kebutuhan pengupahan, rumus yang umum digunakan adalah:
Upah per Jam = 1/173 × Upah Sebulan
Selanjutnya, gaji prorate dihitung menggunakan rumus:
Gaji Prorate = Upah per Jam × Jumlah Jam Kerja
Contoh Perhitungan
- Seorang karyawan memiliki gaji bulanan sebesar Rp8.650.000.
- Perusahaan menggunakan sistem kerja 8 jam per hari.
- Karyawan bekerja selama 88 jam pada bulan pertama.
Langkah pertama menghitung upah per jam:
Rp8.650.000 ÷ 173 = Rp50.000
Selanjutnya:
Rp50.000 × 88 jam = Rp4.400.000
Maka gaji prorate yang diterima karyawan sebesar Rp4.400.000.
3. Menghitung Gaji Prorate untuk Karyawan Baru atau Resign
Metode ini banyak digunakan ketika karyawan mulai bekerja atau mengundurkan diri di tengah periode payroll.
Rumus:
Gaji Prorate = Upah per Jam × Jam Kerja per Hari × Jumlah Hari Kerja
Contoh Perhitungan Karyawan Baru
- Seorang staf administrasi mulai bekerja pada 18 November.
- Gaji bulanan yang disepakati sebesar Rp5.800.000.
- Perusahaan menerapkan sistem 5 hari kerja.
- Jumlah hari kerja hingga akhir bulan adalah 9 hari.
Langkah pertama:
Upah per jam:
Rp5.800.000 ÷ 173 = Rp33.526
Perhitungan gaji:
Rp33.526 × 8 jam × 9 hari = Rp2.413.872
Maka gaji prorate yang diterima adalah sekitar Rp2.413.872.
Contoh Perhitungan Karyawan Resign
- Seorang supervisor mengundurkan diri pada 16 Januari.
- Gaji bulanannya sebesar Rp9.000.000.
- Jumlah hari kerja yang telah dijalani pada bulan tersebut adalah 11 hari.
Perhitungan:
Upah per jam: Rp9.000.000 ÷ 173 = Rp52.023
Gaji prorate: Rp52.023 × 8 jam × 11 hari = Rp4.578.024
Dengan demikian, perusahaan membayarkan gaji sesuai hari kerja yang telah diselesaikan sebelum karyawan berhenti bekerja.
Baca Juga: Dampak Sistem Payroll Tidak Optimal bagi Perusahaan
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menghitung Gaji Prorate
Agar hasil perhitungan tetap akurat, perusahaan perlu memperhatikan beberapa hal berikut.
1. Pastikan Kebijakan Perusahaan Jelas
Metode perhitungan gaji prorate sebaiknya dicantumkan dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja agar tidak menimbulkan perbedaan persepsi.
2. Gunakan Data Kehadiran yang Akurat
Data absensi menjadi dasar penting dalam menentukan jumlah hari maupun jam kerja yang dihitung.
3. Perhitungkan Tunjangan dan Potongan
Perusahaan perlu menentukan apakah tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, maupun potongan tertentu ikut diperhitungkan dalam gaji prorate sesuai kebijakan yang berlaku.
4. Sesuaikan dengan Regulasi yang Berlaku
Pastikan proses payroll memperhatikan ketentuan terkait pengupahan, perpajakan, serta iuran BPJS agar tetap memenuhi kepatuhan.
Kelola Perhitungan Gaji Prorate Lebih Mudah dengan Sistem Penggajian Karyawan Gaji.id
Menghitung gaji prorata secara manual dapat memakan waktu dan meningkatkan risiko kesalahan, terutama ketika perusahaan harus mengelola banyak karyawan dengan kondisi kerja yang berbeda.
Melalui sistem penggajian karyawan dari Gaji.id, perusahaan dapat mengelola proses payroll secara lebih terstruktur, mulai dari pengolahan data karyawan, perhitungan komponen gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, hingga proses pembayaran gaji secara tepat waktu.
Sebagai software payroll yang terintegrasi, Gaji.id membantu perusahaan:
- Menghitung gaji, termasuk gaji prorate, secara lebih akurat.
- Menyesuaikan formula payroll sesuai kebutuhan dan kebijakan perusahaan.
- Mengelola perhitungan PPh 21 dan BPJS berdasarkan regulasi terbaru.
- Mengintegrasikan data absensi, lembur, cuti, dan komponen payroll lainnya dalam satu sistem.
- Menghasilkan laporan payroll yang lebih cepat, akurat, dan mudah dipantau.
Ingin menyederhanakan proses perhitungan gaji di perusahaan Anda? Hubungi tim Gaji.id dan jadwalkan demo untuk mengetahui bagaimana sistem penggajian karyawan Gaji.id dapat membantu kebutuhan bisnis Anda!
