Manpower planning adalah proses merencanakan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan jumlah, kapasitas, dan kebutuhan operasional perusahaan agar ketersediaan karyawan selaras dengan target bisnis. Perencanaan ini membantu perusahaan menentukan berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan, posisi yang harus tersedia, serta kapan kebutuhan tersebut harus dipenuhi.
Dengan perencanaan yang tepat, perusahaan dapat menghindari kekurangan maupun kelebihan tenaga kerja yang berpotensi memengaruhi produktivitas dan biaya operasional. Simak penjelasannya di bawah ini!
Mengapa Manpower Planning Penting bagi Perusahaan?
Kebutuhan tenaga kerja dapat berubah seiring pertumbuhan bisnis, pembukaan lokasi baru, perubahan beban kerja, hingga tingkat turnover karyawan.
Tanpa perencanaan yang terstruktur, perusahaan dapat kesulitan memastikan jumlah tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan aktual.
Berikut beberapa alasan manpower planning penting bagi perusahaan:
1. Memastikan Ketersediaan Tenaga Kerja
Manpower planning membantu perusahaan memperkirakan jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk menjalankan operasional. Dengan begitu, setiap posisi dapat diisi sesuai kebutuhan dan waktu yang telah direncanakan.
2. Menghindari Kekurangan atau Kelebihan Karyawan
Jumlah karyawan yang terlalu sedikit dapat meningkatkan beban kerja dan menghambat pencapaian target. Sebaliknya, jumlah tenaga kerja yang melebihi kebutuhan dapat meningkatkan biaya tanpa memberikan kontribusi yang sebanding.
3. Mengoptimalkan Biaya Tenaga Kerja
Perencanaan tenaga kerja memungkinkan perusahaan memperkirakan kebutuhan biaya berdasarkan jumlah karyawan dan struktur tenaga kerja. Informasi tersebut dapat menjadi pertimbangan dalam penyusunan anggaran perusahaan.
Baca Juga: 5 Cara Menerapkan Human Experience Management
4. Meningkatkan Produktivitas Operasional
Penempatan tenaga kerja yang sesuai dengan beban dan kebutuhan pekerjaan membantu perusahaan menjaga produktivitas. HR juga dapat mengidentifikasi bagian yang membutuhkan tambahan tenaga kerja atau redistribusi sumber daya.
5. Mendukung Perencanaan Bisnis
Rencana ekspansi, pembukaan cabang, peningkatan produksi, maupun perubahan model bisnis membutuhkan kesiapan tenaga kerja. Manpower planning membantu HR mempersiapkan kebutuhan tersebut berdasarkan arah bisnis perusahaan.
Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Manpower Planning
Perencanaan tenaga kerja tidak cukup hanya melihat jumlah karyawan yang tersedia saat ini. HR perlu mempertimbangkan kondisi internal dan rencana bisnis yang dapat memengaruhi kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang.
Beberapa faktor yang perlu diperhatikan meliputi:
- Jumlah dan distribusi karyawan berdasarkan posisi, departemen, dan lokasi kerja.
- Beban kerja, untuk mengetahui kapasitas tenaga kerja yang dibutuhkan.
- Target dan pertumbuhan bisnis, termasuk ekspansi atau pembukaan lokasi baru.
- Turnover karyawan, untuk memperkirakan kebutuhan pengganti.
- Produktivitas tenaga kerja, sebagai dasar mengevaluasi kapasitas workforce.
- Struktur organisasi, termasuk perubahan posisi dan pembagian tanggung jawab.
- Sistem kerja, seperti kerja shift, hybrid, maupun pola kerja lainnya.
- Ketersediaan kompetensi, terutama untuk posisi yang membutuhkan keahlian tertentu.
- Anggaran tenaga kerja, termasuk gaji, tunjangan, lembur, dan komponen kompensasi lainnya.
- Perubahan teknologi, yang dapat mengubah jenis dan jumlah pekerjaan yang dibutuhkan.
Baca Juga: Talent Management: Tujuan, Pilar, & Strategi untuk Perusahaan
Tahapan dalam Manpower Planning
Setelah faktor yang memengaruhi kebutuhan tenaga kerja diketahui, perusahaan dapat menyusun manpower planning secara bertahap. Proses ini perlu menghubungkan kondisi workforce saat ini dengan kebutuhan bisnis di masa mendatang.
1. Menganalisis Kondisi Tenaga Kerja Saat Ini
Tahap awal dilakukan dengan memetakan kondisi workforce yang tersedia. HR dapat melihat jumlah karyawan, posisi, departemen, lokasi, status kepegawaian, serta distribusi tenaga kerja.
Data tersebut menjadi dasar untuk mengetahui apakah kapasitas workforce saat ini sudah sesuai dengan kebutuhan operasional.
2. Menganalisis Beban Kerja
Selanjutnya, perusahaan perlu melihat beban kerja pada setiap fungsi atau posisi. Analisis ini membantu menentukan apakah jumlah karyawan saat ini sudah memadai untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai target.
3. Memproyeksikan Kebutuhan Tenaga Kerja
Proyeksi dilakukan dengan mempertimbangkan rencana bisnis dan perubahan kebutuhan operasional. Misalnya, perusahaan yang berencana membuka beberapa cabang baru perlu memperkirakan posisi dan jumlah karyawan yang diperlukan.
4. Mengidentifikasi Manpower Gap
Bandingkan jumlah tenaga kerja yang tersedia dengan kebutuhan yang telah diproyeksikan.
Contohnya, perusahaan membutuhkan 150 karyawan, tetapi hanya memiliki 130 karyawan. Artinya terdapat manpower gap sebanyak 20 karyawan.
Gap juga dapat berupa kelebihan tenaga kerja apabila jumlah karyawan yang tersedia lebih besar daripada kebutuhan.
5. Menentukan Strategi Pemenuhan Tenaga Kerja
Setelah gap diketahui, HR dapat menentukan strategi yang sesuai. Pemenuhan kebutuhan tidak selalu harus melalui rekrutmen. Perusahaan dapat mempertimbangkan mutasi, promosi, redistribusi tenaga kerja, pengembangan kompetensi, maupun penggunaan tenaga kerja eksternal.
6. Menyusun Anggaran Tenaga Kerja
Kebutuhan tenaga kerja perlu dikaitkan dengan anggaran perusahaan. Perhitungan dapat mencakup gaji, tunjangan, lembur, serta komponen biaya lainnya agar rencana workforce tetap selaras dengan kemampuan perusahaan.
7. Melakukan Monitoring dan Evaluasi
Manpower planning perlu dievaluasi secara berkala. Perubahan target bisnis, turnover, produktivitas, maupun kondisi operasional dapat membuat kebutuhan tenaga kerja berubah sehingga rencana perlu disesuaikan.
Baca Juga: Manfaat Performance Management System untuk Perusahaan
Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja dalam Manpower Planning
Salah satu bagian penting dalam manpower planning adalah menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Perusahaan dapat menggunakan pendekatan sederhana berdasarkan beban kerja dan kapasitas kerja.
1. Gunakan Rumus Kebutuhan Tenaga Kerja
Rumus sederhana yang dapat digunakan adalah:
Kebutuhan Tenaga Kerja = Total Beban Kerja ÷ Kapasitas Kerja per Karyawan
Keterangan:
- Total Beban Kerja adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan dalam periode tertentu.
- Kapasitas Kerja per Karyawan adalah waktu kerja efektif yang dapat digunakan seorang karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam periode yang sama.
- Kebutuhan Tenaga Kerja menunjukkan estimasi jumlah karyawan yang diperlukan untuk memenuhi beban kerja tersebut.
Perhitungan ini dapat menjadi titik awal dalam menentukan kebutuhan tenaga kerja. Dalam praktiknya, perusahaan tetap perlu mempertimbangkan faktor seperti absensi, cuti, lembur, shift, tingkat produktivitas, dan karakteristik pekerjaan.
2. Contoh Perhitungan Manpower Planning
Misalnya, sebuah perusahaan memiliki:
- Total beban kerja: 1.600 jam/bulan
- Kapasitas efektif satu karyawan: 160 jam/bulan
Maka:
1.600 ÷ 160 = 10 karyawan
Artinya, perusahaan membutuhkan sekitar 10 karyawan untuk memenuhi beban kerja tersebut.
Namun, angka tersebut sebaiknya tidak langsung menjadi keputusan akhir. HR perlu membandingkannya dengan jumlah karyawan yang tersedia, produktivitas aktual, pola absensi, serta kebutuhan operasional lainnya.
Optimalkan Manpower Planning dengan Software HRIS Gaji.id
Manpower planning membutuhkan data yang akurat dan terstruktur agar keputusan terkait kebutuhan tenaga kerja tidak hanya berdasarkan asumsi. Ketika data karyawan, absensi, payroll, dan kinerja masih tersebar, HR dapat kesulitan memperoleh gambaran workforce secara menyeluruh.
Software HRIS Gaji.id membantu HR mengelola berbagai kebutuhan pengelolaan SDM. Gaji.id berkomitmen untuk membantu para HR di Indonesia dalam mengoptimalkan penggunaan aplikasi HRIS melalui fitur yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan perusahaan serta dukungan penuh dalam penggunaannya.
Gaji.id mendukung kebutuhan perusahaan melalui pengelolaan database karyawan, absensi, payroll, Employee Self Service, hingga Performance Management. Data yang lebih terstruktur dapat membantu HR memperoleh dasar yang lebih kuat untuk mengevaluasi kondisi tenaga kerja.
Solusi ini dapat mendukung berbagai industri, termasuk manufaktur, F&B multi-lokasi, retail, outsourcing, dan perusahaan dengan workforce dalam skala besar. Hubungi tim Gaji.id dan jadwalkan demo untuk mengetahui solusi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
