Pertumbuhan bisnis tidak hanya ditentukan oleh strategi penjualan, operasional, atau teknologi, tetapi juga oleh kesiapan tenaga kerja yang menjalankannya. Tanpa perencanaan yang tepat, perusahaan dapat menghadapi kekurangan tenaga kerja, skill gap, distribusi karyawan yang kurang optimal, hingga meningkatnya beban operasional.
Oleh karena itu, workforce planning diperlukan untuk membantu perusahaan menentukan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kondisi saat ini dan arah bisnis di masa depan. Cari tahu penjelasan selengkapnya di bawah ini.
Workforce Planning vs Manpower Planning
Workforce planning dan manpower planning sama-sama berkaitan dengan perencanaan tenaga kerja, tetapi memiliki cakupan yang berbeda.
Manpower planning cenderung berfokus pada kebutuhan jumlah tenaga kerja. Perusahaan memperkirakan berapa banyak karyawan yang dibutuhkan berdasarkan beban kerja dan kebutuhan operasional.
Sementara itu, workforce planning memiliki cakupan yang lebih luas. Selain jumlah karyawan, perusahaan mempertimbangkan kompetensi, produktivitas, struktur tenaga kerja, potensi karyawan, serta kebutuhan strategis perusahaan.
Dengan demikian, workforce planning tidak hanya menjawab pertanyaan “berapa banyak karyawan yang dibutuhkan?”, tetapi juga “kompetensi seperti apa yang dibutuhkan dan bagaimana tenaga kerja dapat mendukung arah bisnis perusahaan?”.
Baca Juga: 5 Manfaat Software ATS untuk Perusahaan Anda!
Mengapa Workforce Planning Penting bagi Perusahaan?
Kebutuhan tenaga kerja dapat berubah mengikuti pertumbuhan bisnis, kondisi pasar, perkembangan teknologi, maupun perubahan strategi perusahaan.
Beberapa alasan workforce planning penting bagi perusahaan antara lain:
1. Menyesuaikan Kebutuhan SDM dengan Strategi Bisnis
Workforce planning membantu perusahaan memastikan kebutuhan tenaga kerja sejalan dengan target bisnis. Ketika perusahaan berencana melakukan ekspansi, misalnya, HR dapat memperkirakan posisi dan kompetensi yang perlu disiapkan.
2. Mengantisipasi Kekurangan atau Kelebihan Tenaga Kerja
Perencanaan membantu perusahaan mengidentifikasi potensi kekurangan maupun kelebihan tenaga kerja sebelum berdampak pada operasional. Dengan begitu, perusahaan dapat menyiapkan strategi seperti rekrutmen, redistribusi karyawan, atau pengembangan kompetensi.
3. Mengidentifikasi Skill Gap
Jumlah karyawan yang sesuai belum tentu berarti perusahaan memiliki kompetensi yang dibutuhkan. Workforce planning membantu mengidentifikasi kesenjangan antara kompetensi yang tersedia dengan kompetensi yang diperlukan untuk mencapai target bisnis.
4. Mengoptimalkan Biaya Tenaga Kerja
Keputusan terkait hiring, pengembangan karyawan, dan alokasi tenaga kerja dapat direncanakan berdasarkan kebutuhan aktual. Hal ini membantu perusahaan mengelola biaya tenaga kerja secara lebih terukur.
5. Mempersiapkan Perusahaan Menghadapi Perubahan
Perubahan teknologi, ekspansi bisnis, transformasi proses kerja, maupun kondisi pasar dapat mengubah kebutuhan tenaga kerja. Workforce planning membantu perusahaan mempersiapkan tenaga kerja agar dapat mengikuti perubahan tersebut.
Baca Juga: 5 Cara Menerapkan Human Experience Management
Komponen Penting dalam Workforce Planning
Workforce planning perlu melihat kondisi tenaga kerja secara menyeluruh. Perusahaan tidak cukup hanya menghitung jumlah karyawan, tetapi juga perlu memahami kualitas, kompetensi, kebutuhan masa depan, serta kesenjangan yang perlu ditangani.
Beberapa komponen penting yang perlu diperhatikan meliputi:
- Workforce supply: jumlah, posisi, kompetensi, pengalaman, dan kondisi tenaga kerja yang tersedia saat ini.
- Workforce demand: jumlah dan kompetensi tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mendukung target bisnis di masa depan.
- Workforce gap: kesenjangan antara kondisi tenaga kerja saat ini dengan kebutuhan perusahaan.
- Kompetensi dan skill: kemampuan yang dimiliki karyawan serta kompetensi yang diperlukan untuk posisi strategis.
- Produktivitas: kontribusi tenaga kerja terhadap target dan hasil bisnis.
- Struktur tenaga kerja: distribusi karyawan berdasarkan fungsi, posisi, lokasi, maupun tingkat jabatan.
- Workforce cost: biaya tenaga kerja yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan.
- Potensi dan kinerja karyawan: informasi yang membantu perusahaan menentukan talenta yang perlu dikembangkan dan dipersiapkan untuk kebutuhan masa depan.
Bagaimana Cara Membuat Workforce Planning?
Setelah memahami komponen yang perlu dianalisis, perusahaan dapat menyusun workforce planning melalui beberapa tahapan. Berikut ini cara selengkapnya:
1. Pahami Arah dan Target Bisnis
Langkah pertama adalah memahami rencana bisnis perusahaan. Identifikasi target pertumbuhan, ekspansi, pembukaan lokasi baru, perubahan model bisnis, transformasi teknologi, atau target efisiensi yang berpotensi memengaruhi kebutuhan workforce.
2. Analisis Kondisi Workforce Saat Ini
Selanjutnya, perusahaan perlu mengetahui kondisi tenaga kerja yang tersedia. Analisis dapat mencakup jumlah karyawan, posisi, kompetensi, distribusi tenaga kerja, turnover, produktivitas, hingga posisi yang memiliki peran strategis.
Data yang akurat menjadi penting pada tahap ini karena keputusan workforce akan bergantung pada gambaran kondisi tenaga kerja aktual.
3. Proyeksikan Kebutuhan Workforce di Masa Depan
Tentukan jumlah dan kompetensi tenaga kerja yang diperlukan untuk mendukung target bisnis dalam periode tertentu.
Proyeksi dapat dibuat berdasarkan rencana ekspansi, peningkatan kapasitas produksi, pembukaan cabang, perubahan teknologi, atau kebutuhan operasional lainnya.
4. Lakukan Workforce Gap Analysis
Bandingkan kondisi workforce saat ini dengan kebutuhan di masa depan. Dari sini, perusahaan dapat menemukan berbagai kesenjangan, seperti kekurangan jumlah karyawan, skill gap, atau posisi tertentu yang membutuhkan kompetensi baru.
5. Tentukan Prioritas Kebutuhan Tenaga Kerja
Tidak semua kesenjangan harus diselesaikan dengan rekrutmen. Perusahaan perlu menentukan posisi dan kompetensi yang paling kritis terhadap keberlangsungan bisnis.
Contohnya, kebutuhan kompetensi tertentu dapat dipenuhi melalui upskilling karyawan yang sudah ada, sedangkan posisi yang belum memiliki kandidat internal dapat dipenuhi melalui rekrutmen eksternal.
Baca Juga: Mengapa HR Analytics Penting? Ini Manfaatnya!
6. Susun Workforce Action Plan
Setelah gap teridentifikasi, tentukan tindakan yang akan dilakukan. Rencana dapat mencakup rekrutmen, pelatihan, reskilling, promosi, mutasi, pengembangan karier, maupun redistribusi pekerjaan.
7. Monitor dan Evaluasi Secara Berkala
Workforce planning bukan proses satu kali. Kondisi bisnis dan tenaga kerja dapat berubah sehingga perusahaan perlu mengevaluasi rencana secara berkala dan menyesuaikannya dengan data aktual.
Strategi Mengatasi Workforce Gap
Hasil gap analysis dapat menunjukkan bahwa perusahaan mengalami kekurangan jumlah tenaga kerja, kekurangan kompetensi, atau distribusi karyawan yang belum sesuai.
Setiap kondisi membutuhkan strategi yang berbeda agar solusi yang dipilih benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
1. Develop: Mengembangkan Talenta Internal
Perusahaan dapat menutup skill gap melalui pelatihan, upskilling, reskilling, coaching, maupun program pengembangan karier. Strategi ini dapat membantu perusahaan mempersiapkan karyawan untuk kebutuhan posisi yang akan datang.
2. Hire: Merekrut Talenta Eksternal
Rekrutmen dapat dilakukan ketika kompetensi atau jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan belum tersedia secara internal. Proses hiring perlu disesuaikan dengan kebutuhan workforce dan prioritas bisnis agar penambahan karyawan tetap terarah.
3. Redeploy: Mengoptimalkan Distribusi Karyawan
Kesenjangan workforce tidak selalu berarti perusahaan harus menambah karyawan. Pada kondisi tertentu, perusahaan dapat mengalokasikan kembali karyawan ke posisi, divisi, atau lokasi yang membutuhkan kompetensinya.
4. Retain: Mempertahankan Talenta Kritis
Karyawan dengan kompetensi yang penting bagi bisnis perlu dikelola dan dipertahankan. Perusahaan dapat menggunakan data kinerja, potensi, pengembangan karier, dan kebutuhan karyawan sebagai dasar dalam menyusun strategi retensi.
5. Redesign: Mendesain Ulang Pekerjaan
Perusahaan dapat mengevaluasi kembali pembagian tugas, struktur pekerjaan, maupun proses kerja. Tujuannya adalah memastikan pekerjaan dapat dilakukan secara efektif dengan komposisi workforce yang tersedia.
6. Automate: Memanfaatkan Teknologi
Teknologi dapat digunakan untuk mendukung pekerjaan yang bersifat repetitif atau administratif. Dengan demikian, tenaga kerja dapat lebih fokus pada pekerjaan yang membutuhkan kemampuan analitis, pengambilan keputusan, dan kontribusi strategis.
Peran Software Performance Management dalam Workforce Planning
Workforce planning akan lebih akurat ketika perusahaan tidak hanya mengetahui berapa banyak karyawan yang dimiliki, tetapi juga memahami bagaimana karyawan bekerja, kompetensi yang dimiliki, serta potensi mereka untuk kebutuhan masa depan.
Fitur dari software Performance Management dapat memberikan data yang melengkapi workforce planning, seperti:
- KPI: membantu perusahaan melihat pencapaian karyawan berdasarkan indikator kinerja yang telah ditentukan.
- OKR: membantu menyelaraskan tujuan individu atau tim dengan sasaran perusahaan.
- 360 Degree Assessment: memberikan perspektif yang lebih menyeluruh mengenai kompetensi dan perilaku kerja karyawan.
- 9-Box Analytics: membantu memetakan kinerja dan potensi karyawan untuk mendukung pengambilan keputusan terkait pengembangan talenta.
- Data kinerja dan potensi: dapat digunakan untuk menentukan karyawan yang perlu dikembangkan, dipertahankan, atau dipersiapkan untuk posisi strategis.
- Talent development: hasil evaluasi dapat menjadi dasar dalam menyusun program pengembangan kompetensi dan perencanaan karier.
Dengan menghubungkan workforce planning dan performance management, perusahaan dapat memiliki gambaran yang lebih lengkap mengenai kebutuhan tenaga kerja sekaligus kesiapan talenta internal untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Optimalkan Administrasi Karyawan dengan Aplikasi ESS Gaji.id
Workforce planning membutuhkan data karyawan yang terstruktur agar perusahaan dapat memahami kondisi workforce secara lebih akurat. Selain software performance management untuk memetakan kinerja dan potensi, Employee Self Service (ESS) juga membantu mengelola administrasi karyawan secara lebih terstruktur.
Aplikasi ESS dari Gaji.id dapat membantu perusahaan mengelola berbagai kebutuhan administrasi karyawan secara lebih terstruktur. Dengan Employee Self Service, sebagian proses administrasi dapat dilakukan langsung oleh karyawan sehingga HR dapat lebih fokus pada pekerjaan yang bersifat strategis.
Solusi ini dapat mendukung kebutuhan berbagai industri, dengan data administrasi yang lebih terorganisasi, perusahaan memiliki dasar yang lebih baik untuk mendukung proses HR secara keseluruhan, termasuk pengelolaan workforce dan pengambilan keputusan berbasis data.
Hubungi tim Gaji.id dan jadwalkan demo untuk mengetahui bagaimana aplikasi ESS Gaji.id dapat disesuaikan dengan kebutuhan administrasi karyawan di perusahaan Anda.
