Cara Membuat Jurnal Gaji Karyawan, Contoh, dan Pencatatan yang Benar

Jurnal gaji karyawan merupakan bagian penting dalam proses akuntansi perusahaan karena digunakan untuk mencatat seluruh transaksi penggajian secara sistematis. Kesalahan dalam membuat jurnal gaji dapat memengaruhi laporan keuangan, perhitungan pajak, hingga proses audit.

Oleh karena itu, pemilik bisnis maupun tim keuangan perlu memahami cara menyusun jurnal gaji yang benar agar proses payroll berjalan lebih akurat dan terdokumentasi dengan baik. Mari simak cara selengkapnya di bawah ini!

Kapan Jurnal Gaji Karyawan Dibuat?

Jurnal gaji umumnya dibuat setiap kali perusahaan memproses payroll. Waktu pencatatannya dapat berbeda sesuai kebijakan perusahaan, misalnya:

1. Saat Gaji Menjadi Beban Perusahaan

Pencatatan dilakukan ketika perusahaan mengakui beban gaji pada akhir periode. Artinya, meskipun gaji belum dibayarkan, perusahaan sudah mencatatnya sebagai kewajiban karena karyawan telah bekerja dalam periode tersebut.

Hal ini penting untuk memastikan laporan keuangan mencerminkan kondisi yang sebenarnya (accrual basis), sehingga beban perusahaan tidak hanya diakui saat kas keluar, tetapi saat kewajiban itu muncul.

2. Saat Pembayaran Gaji Dilakukan

Jurnal dibuat ketika perusahaan membayarkan gaji kepada karyawan melalui transfer maupun metode pembayaran lainnya.

Pada tahap ini, perusahaan mencatat pengurangan kas atau bank karena dana sudah benar-benar keluar.

Pencatatan ini juga berfungsi untuk menutup utang gaji yang sebelumnya sudah diakui pada jurnal beban gaji, sehingga saldo kewajiban menjadi nol setelah pembayaran dilakukan.

3. Saat Menyetorkan Pajak dan Iuran BPJS

Perusahaan juga perlu mencatat pelunasan kewajiban PPh 21 serta iuran BPJS yang telah dipotong dari penghasilan karyawan.

Pencatatan ini penting karena meskipun dana tersebut berasal dari potongan gaji karyawan, perusahaan bertindak sebagai pihak yang menyetorkan ke negara atau lembaga terkait.

Komponen yang Dicatat dalam Jurnal Gaji Karyawan

Sebelum membuat jurnal, perusahaan perlu mengetahui seluruh komponen yang memengaruhi proses penggajian. Berikut ini komponennya:

1. Gaji Pokok

Merupakan komponen utama yang menjadi dasar perhitungan penghasilan karyawan. Gaji pokok biasanya ditentukan berdasarkan jabatan, pengalaman, dan kesepakatan kerja.

Komponen ini bersifat tetap setiap periode kecuali ada perubahan kontrak atau kebijakan perusahaan.

2. Tunjangan

Meliputi tunjangan tetap maupun tidak tetap sesuai kebijakan perusahaan. Tunjangan bisa berupa tunjangan makan, transportasi, jabatan, atau tunjangan keluarga.

Komponen ini diberikan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan dapat berbeda antar posisi atau level jabatan.

3. Lembur dan Insentif

Tambahan penghasilan yang diberikan berdasarkan jam kerja tambahan atau pencapaian tertentu. Lembur biasanya dihitung berdasarkan jam kerja di luar jam normal, sedangkan insentif diberikan sebagai bentuk apresiasi atas kinerja atau target yang tercapai.

4. Potongan BPJS

Iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan yang menjadi kewajiban karyawan. Potongan ini dihitung berdasarkan persentase tertentu dari gaji dan wajib disetorkan oleh perusahaan setiap bulan sesuai regulasi pemerintah.

5. Potongan PPh 21

Pajak penghasilan yang dipotong perusahaan sesuai ketentuan perpajakan. Besarnya potongan ini tergantung pada penghasilan kena pajak karyawan dan status PTKP masing-masing individu, sehingga setiap karyawan bisa memiliki nilai potongan yang berbeda.

6. Potongan Lainnya

Misalnya koperasi, pinjaman karyawan, atau potongan lain sesuai kebijakan perusahaan. Potongan ini biasanya bersifat internal dan disepakati antara perusahaan dan karyawan, seperti cicilan pinjaman atau iuran organisasi tertentu.

Bagaimana Cara Membuat Jurnal Gaji Karyawan?

Agar pencatatan lebih akurat, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Hitung Total Gaji Bruto

Jumlahkan seluruh komponen penghasilan yang diterima karyawan sebelum potongan. Proses ini mencakup gaji pokok, tunjangan, lembur, dan insentif. Hasil perhitungan ini menjadi dasar utama sebelum dilakukan pengurangan apa pun.

2. Hitung Seluruh Potongan

Hitung PPh 21, BPJS, dan potongan lainnya sesuai ketentuan. Pada tahap ini, perusahaan harus memastikan semua potongan sudah sesuai regulasi dan data karyawan terbaru agar tidak terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji bersih.

3. Tentukan Nilai Gaji Bersih

Kurangkan total gaji bruto dengan seluruh potongan untuk memperoleh gaji bersih. Nilai ini adalah jumlah yang benar-benar diterima oleh karyawan dan akan ditransfer ke rekening masing-masing.

4. Buat Jurnal Pengakuan Beban Gaji

Contoh:

Debit

Beban Gaji

Kredit

Utang Gaji
Utang PPh 21
Utang BPJS

Jurnal ini dibuat untuk mencatat bahwa perusahaan telah memiliki kewajiban membayar gaji kepada karyawan beserta kewajiban pajak dan BPJS yang harus disetorkan.

5. Buat Jurnal Pembayaran Gaji

Debit

Utang Gaji

Kredit

Kas/Bank

Jurnal ini mencatat proses pembayaran aktual kepada karyawan, sekaligus menghapus kewajiban utang gaji yang sebelumnya sudah dicatat pada jurnal pengakuan beban.

Contoh Jurnal Gaji Karyawan

Misalnya PT Maju Bersama memiliki data payroll sebagai berikut:

Gaji pokok: Rp25.000.000
Tunjangan: Rp3.000.000
Lembur: Rp2.000.000
Potongan BPJS: Rp700.000
Potongan PPh 21: Rp800.000

Jurnal Pengakuan Beban Gaji

Tanggal	Akun	Debit	Kredit
5 Agustus 2026	Beban Gaji	Rp30.000.000	–
	Utang BPJS	–	Rp700.000
	Utang PPh 21	–	Rp800.000
	Utang Gaji	–	Rp28.500.000

Jurnal Pembayaran Gaji

Tanggal	Akun	Debit	Kredit
5 Agustus 2026	Utang Gaji	Rp28.500.000	–
	Kas/Bank	–	Rp28.500.000

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Pencatatan Jurnal Gaji

Beberapa kesalahan yang masih sering ditemukan antara lain:

1. Salah Menghitung Potongan Pajak

Kesalahan dalam menghitung potongan PPh 21 sering terjadi karena perubahan regulasi pajak atau ketidaktepatan dalam menentukan penghasilan kena pajak.

Jika perhitungan tidak sesuai, perusahaan bisa mengalami selisih pembayaran pajak yang berisiko menimbulkan denda atau koreksi saat audit.

2. Tidak Memperbarui Tarif BPJS

Tarif BPJS Kesehatan maupun BPJS Ketenagakerjaan dapat berubah sesuai kebijakan pemerintah.

Jika perusahaan tidak memperbarui data tarif secara berkala, maka potongan yang dihitung bisa tidak sesuai ketentuan dan menyebabkan kekurangan atau kelebihan pembayaran iuran.

3. Keliru Mengelompokkan Tunjangan

Tunjangan yang seharusnya masuk kategori penghasilan tetap atau tidak tetap sering kali salah dicatat. Kesalahan pengelompokan ini dapat memengaruhi perhitungan pajak, BPJS, serta total beban gaji yang dicatat dalam jurnal.

4. Terjadi Duplikasi Pencatatan

Duplikasi pencatatan biasanya terjadi ketika proses payroll dilakukan secara manual atau tidak terintegrasi. Akibatnya, satu transaksi gaji bisa tercatat lebih dari satu kali sehingga membuat laporan keuangan menjadi tidak akurat.

5. Mengandalkan Perhitungan Manual

Perhitungan gaji secara manual sangat rentan terhadap human error, terutama jika jumlah karyawan banyak dan komponen gaji kompleks. Selain memakan waktu, metode ini juga meningkatkan risiko kesalahan dalam jurnal gaji karyawan.

Optimalkan Proses Payroll dan Pencatatan Gaji Karyawan dengan Gaji.id

Membuat jurnal gaji secara manual membutuhkan ketelitian yang tinggi, terutama ketika perusahaan memiliki banyak karyawan dan berbagai komponen payroll yang harus dihitung.

Penggunaan sistem yang terintegrasi dapat membantu mengurangi risiko kesalahan sekaligus mempercepat proses penggajian.

Melalui aplikasi penggajian karyawan dari Gaji.id, perusahaan dapat mengelola payroll secara lebih efisien dengan berbagai fitur yang mendukung proses penggajian, seperti: