Penggunaan Human Resource Information System (HRIS) kini menjadi solusi pengelolaan administrasi SDM yang lebih cepat, terintegrasi, dan efisien di perusahaan. Sayang, dalam prakteknya banyak perusahaan di Indonesia yang merasa sistem HRIS pilihan mereka tidak berfungsi secara optimal. Penyebabnya seringkali karena kesalahan dalam proses pemilihan HRIS dan implementasinya. Oleh karena itu, artikel ini akan membahas sejumlah kesalahan perusahaan saat memilih aplikasi HRIS Indonesia, sehingga kesalahan-kesalahan tersebut dapat dihindari.
Kesalahan-kesalahan Memilih Aplikasi HRIS Indonesia
Berikut kesalahan umum yang dilakukan tim HR perusahaan saat memilih HRIS, yang membuat investasi teknologi ini tidak memberikan hasil maksimal:
- Tidak Menentukan Kebutuhan dengan Jelas
Banyak tim HR langsung mencari vendor HRIS tanpa memetakan kebutuhan spesifik perusahaannya. Misalnya, perusahaan membutuhkan modul payroll kompleks untuk menghitung lembur dan tunjangan variatif, tetapi yang dipilih hanya HRIS dengan fitur sederhana. Akibatnya, banyak pekerjaan tetap dilakukan manual di luar sistem, sehingga tidak efektif.
- Terlalu Fokus pada Harga Termurah
Budget memang penting, tetapi memilih HRIS hanya karena harganya paling murah sering menjadi jebakan. HRIS murah yang tidak sesuai kebutuhan akan mengakibatkan penambahan biaya seperti integrasi manual, tambahan modul berbayar, atau pelatihan tambahan. Dalam jangka panjang, biaya totalnya justru bisa lebih tinggi dibanding memilih solusi yang tepat sejak awal.
- Mengabaikan Skalabilitas dan Fleksibilitas Sistem
Banyak perusahaan di Indonesia hanya memilih HRIS yang cocok untuk kondisi saat ini, tanpa mempertimbangkan perkembangan perusahaan di masa depan. Saat jumlah karyawan bertambah atau kebijakan HR berubah, sistem tersebut tidak bisa menyesuaikan. Sehingga, akhirnya perusahaan harus migrasi ke HRIS lain, yang memakan waktu dan biaya lagi.
- Tidak Memeriksa Kepatuhan terhadap Regulasi Lokal
Indonesia memiliki regulasi ketenagakerjaan yang spesifik, mulai dari perhitungan pajak penghasilan (PPh 21) hingga BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Kesalahan umum adalah memilih HRIS yang tidak menyesuaikan dengan regulasi ini, sehingga payroll tidak akurat dan berisiko menimbulkan masalah hukum.
- Mengabaikan Pengalaman Pengguna (User Experience)
HRIS yang fiturnya lengkap tapi tidak ramah pengguna (user friendly) akan membuat tim HR dan karyawan kesulitan memakainya. Sehingga, banyak pengguna mungkin kebingungan dan kembali menggunakan metode manual yang tidak praktis.
- Tidak Melibatkan Pihak yang Tepat dalam Pemilihan HRIS
Kesalahan lain adalah pemilihan HRIS hanya dilakukan oleh tim IT atau tim HR, tanpa kolaborasi. Padahal HRIS adalah sistem lintas fungsi yang memerlukan masukan dari berbagai departemen, seperti HR, IT, finance, dan bahkan manajemen puncak. Kurangnya kolaborasi ini sering membuat kebutuhan penting terlewatkan.
- Mengabaikan Layanan Purna Jual dan Dukungan Teknis
Banyak perusahaan hanya fokus pada proses pembelian awal dan tidak memeriksa kualitas layanan purna jual vendor. HRIS yang baik membutuhkan dukungan teknis cepat, pembaruan fitur, dan pelatihan lanjutan. Tanpa itu, masalah kecil bisa menghambat operasional HR dalam jangka panjang.
- Tidak Mempertimbangkan Integrasi dengan Sistem Lain
Perusahaan sering lupa bahwa HRIS perlu terhubung dengan sistem lain, seperti software akuntansi, ERP, atau aplikasi rekrutmen. HRIS yang tidak kompatibel akan membuat data terfragmentasi dan mengharuskan entri manual di banyak sistem.
- Tergesa-gesa dalam Implementasi
Beberapa perusahaan ingin segera memakai layanan HRIS sehingga melewatkan tahapan penting seperti uji coba sistem, pelatihan pengguna, atau migrasi data yang terstruktur. Akibatnya, kesalahan data dan kebingungan penggunaan terjadi saat implementasi, yang menurunkan kepercayaan pengguna terhadap sistem.
- Tidak Mengukur Keberhasilan Pasca Implementasi
Setelah HRIS berjalan, banyak perusahaan tidak melakukan evaluasi untuk melihat apakah target efisiensi tercapai. Tanpa evaluasi, masalah yang muncul tidak teridentifikasi, dan penggunaan sistem bisa menurun dari waktu ke waktu.
Untuk menghindari kesalahan-kesalahan di atas, penting agar tim HR memilih aplikasi HRIS yang tepat dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Salah satu aplikasi HRIS Indonesia terpercaya saat ini adalah Gaji.id. Gaji.id adalah sistem HRIS yang dapat menyesuaikan dengan kebutuhan dan karakter perusahaan Anda. Misalnya dalam hal payroll, penerapan gaji dan tunjangan karyawan yang variatif tidak menjadi masalah di Gaji.id. Bahkan semua dapat dilakukan secara otomatis, sehingga membebaskan tim HR dari kerepotan perhitungan secara manual.
Gaji.id juga sangat mudah diintegrasikan dengan sistem lain yang sudah ada. Sehingga penggunaan Gaji.id tidak berarti harus mengganti sistem-sistem manajemen lain yang sudah digunakan sebelumnya. Selain itu, karena Gaji.id adalah aplikasi HRIS Indonesia, pengetahuan terhadap peraturan perpajakan di Indonesia pun terus diperbaharui. Dengan demikian menjamin kepatuhan perusahaan terhadap peraturan dan hukum ketenagakerjaan di Indonesia, dibandingkan bila menggunakan aplikasi HRIS luar negeri.
Lebih lagi, tim SUSI (Support Siaga) dari Gaji.id siap memberikan pelayanan yang menyeluruh. Tak hanya saat instalasi awal, namun setelah operasional berjalan pun, tim SUSI siap untuk terus membantu HR perusahaan dalam setiap permasalahan yang mungkin terjadi. Nah, bila ingin mengetahui lebih lanjut tentang aplikasi Gaji.id, Anda dapat menghubungi kami atau menjadwalkan demo untuk informasi selengkapnya. Tim Gaji.id siap membantu Anda menemukan solusi digital terbaik bagi pengelolaan administrasi SDM di perusahaan Anda.
