Mungkin sudah beberapa dekade terakhir, cloud menjadi sebuah sistem komputasi yang mendunia. Tetapi sekian tahun belakangan, kemajuan teknologi cloud serta penerapannya dalam berbagai bidang kehidupan dan industri semakin signifikan. Dalam hal pengelolaan sumber daya manusia misalnya, kini telah banyak dikembangkan sistem HR berbasis cloud. Sistem ini menawarkan berbagai keunggulan dibandingkan dengan sistem HR konvensional. Hal itu menyebabkan sistem cloud kian populer di berbagai perusahaan, baik yang berskala kecil, menengah, maupun besar. Dalam artikel ini, kita akan membahas serabgkaian keuntungan utama menggunakan sistem HR yang berbasis cloud.
Keuntungan-keuntungan Utama Sistem HR Berbasis Cloud.
Adapun beberapa keuntungan utama yang ditawarkan oleh sistem HR dengan cloud, antara lain:
- Aksesibilitas yang Lebih Tinggi
Salah satu keuntungan utama dari sistem HR yang menggunakan cloud adalah kemudahan akses. Karena data disimpan online di server cloud, pengguna dapat mengakses informasi dari mana saja dan kapan saja, selama memiliki internet. Hal ini sangat berguna bagi perusahaan dengan cabang di berbagai lokasi atau yang menerapkan sistem kerja hybrid dan remote. Karyawan dan manajer HR tidak perlu lagi terikat pada satu perangkat atau lokasi tertentu untuk melakukan tugas-tugasnya. Hal-hal seperti pengajuan cuti, pembaharuan data karyawan, dan proses rekrutmen dapat dilakukan dengan mudah dan cepat lewat aplikasi.
Baca Juga: 4 Manfaat Screening Rekrutmen dengan AI
- Efisiensi Biaya dan Sumber Daya
Mengelola sistem HR secara manual atau menggunakan perangkat lunak lokal seringkali membutuhkan investasi awal yang cukup besar. Sejumlah besar dana digunakan untuk infrastruktur, perangkat keras, serta biaya pemeliharaan dan pembaruan sistem. Sebaliknya, sistem HR dengan cloud biasanya berbasis langganan sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya awal yang besar. Biaya pemeliharaan dan pembaharuan ditanggung oleh penyedia layanan cloud, sehingga perusahaan dapat menghemat anggaran dan sumber daya yang ada.
- Keamanan Data yang Lebih Baik
Keamanan data adalah aspek krusial dalam pengelolaan HR. Penyedia layanan cloud umumnya memiliki protokol keamanan yang canggih dan lebih mutakhir dibandingkan sistem internal perusahaan. Hal ini termasuk enkripsi data, autentikasi dua faktor, serta sistem backup data otomatis. Meskipun ada kekhawatiran umum tentang keamanan cloud, kenyataannya banyak sistem HR cloud yang telah memenuhi standar sertifikasi internasional. Ini memastikan bahwa data karyawan dikelola dengan standar keamanan yang tinggi.
Baca Juga: Tingkatkan Performa Karyawan dengan Personalized Training
- Skalabilitas dan Fleksibilitas
Seiring pertumbuhan perusahaan, kebutuhan akan sistem HR juga akan meningkat. Sistem berbasis cloud memungkinkan skalabilitas yang mudah tanpa perlu mengganti seluruh sistem. Perusahaan dapat menambah modul atau kapasitas penyimpanan sesuai kebutuhan tanpa mengalami gangguan operasional. Fleksibilitas ini juga berlaku dalam penyesuaian fitur-fitur aplikasi. Perusahaan dapat memilih fitur yang dibutuhkan saja seperti manajemen cuti, payroll, rekrutmen, atau pelatihan dan pengembangan karyawan.
- Pembaruan Sistem Otomatis dan Cepat
Sistem HR berbasis cloud diperbarui secara otomatis oleh penyedia layanan tanpa memerlukan intervensi pengguna. Hal ini memastikan bahwa sistem selalu menggunakan versi terbaru dengan fitur-fitur terkini serta update keamanan terbaru. Dengan pembaruan otomatis, perusahaan dapat menghindari risiko menggunakan software yang usang atau rentan terhadap celah keamanan.
Baca Juga: Ini Dia Profesi Paling Banyak Dicari di Tahun 2025
- Analisis Data dan Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik
Sistem HR cloud biasanya dilengkapi dengan dashboard analitik yang memungkinkan HR dan manajemen mendapatkan wawasan real-time terkait data karyawan. Misalnya, analisis absensi, tingkat produktivitas, retensi karyawan, hingga efektivitas pelatihan. Kemampuan ini membantu pengambilan keputusan berbasis data yang dapat meningkatkan efisiensi operasional dan pengelolaan SDM secara strategis.
- Kolaborasi yang Lebih Efektif
Dengan cloud, kolaborasi antar tim HR atau antara HR dengan departemen lain menjadi lebih mudah. Dokumen dan informasi dapat dibagikan secara instan, dengan kontrol akses yang baik. Ini mempercepat proses-proses administratif dan memastikan bahwa semua pihak selalu bekerja dengan data yang akurat dan terkini.
Pada kesimpulannya, sistem HR berbasis cloud menawarkan berbagai keunggulan seperti aksesibilitas tinggi, efisiensi biaya, keamanan data yang baik, dan fleksibilitas. Hal-hal tersebut memungkinkan perusahaan menyesuaikan sistem dengan kebutuhan mereka. Sehingga, sistem ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga berkontribusi pada pengelolaan SDM yang lebih adaptif terhadap perubahan zaman. Bagi perusahaan yang ingin tetap kompetitif dan responsif di era digital, mengadopsi sistem HR berbasis cloud adalah langkah yang tepat.
Tidak perlu diragukan lagi, aplikasi Gaji.id termasuk sistem HRIS canggih yang berbasis cloud. Dalam hal ini kinerja aplikasi sangat efisien dan mudah terintegrasi dengan sistem-sistem yang lain. Dibekali berbagai fitur mutakhir, Gaji.id dapat mengotomatisasi proses-proses HR yang kompleks, seperti penggajian, absensi, rekrutmen, dan banyak lagi. Hal ini dengan sendirinya akan meringankan beban kerja tim HR, sehingga dapat memfokuskan perhatian pada tugas-tugas yang lebih strategis. Ingin tahu lebih lanjut tentang aplikasi Gaji.id? Hubungi kami atau jadwalkan demo untuk informasi selengkapnya.
