Peran dan Tanggung Jawab HRIS Manager

Human Resource Information System (HRIS) Manager adalah salah satu peran yang penting dalam sebuah perusahaan atau organisasi modern. Dengan peran yang semakin berkembangnya teknologi informasi dalam manajemen sumber daya manusia, HRIS Manager menjadi semakin penting dalam memastikan bahwa sistem informasi yang digunakan oleh departemen SDM berjalan lancar dan efisien. Artikel ini akan membahas secara mendalam peran, tanggung jawab, kualifikasi, dan tantangan yang dihadapi oleh seorang Manajer HRIS.

Apakah HRIS itu?

Pertama-tama perlu kita pahami tentang apa yang dimaksud dengan HRIS. Human Resource Information System (HRIS) adalah sebuah sistem yang dirancang khusus untuk mengelola data dan informasi terkait sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan atau organisasi. HRIS mengintegrasikan teknologi informasi dengan fungsi-fungsi yang terkait manajemen sumber daya manusia, seperti perekrutan, pelatihan, penggajian, manajemen kinerja, pengembangan karyawan, dan administrasi personil lainnya.

Baca Juga: Cara Menggunakan HRIS Untuk Mendukung Pengelolaan SDM

HRIS memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan banyak aspek manajemen sumber daya manusia ke dalam satu sistem yang terpusat. Sistem ini biasanya mencakup berbagai fitur utama, termasuk:

1. Pengelolaan Data Karyawan: HRIS menyimpan informasi dasar tentang karyawan, seperti nama, alamat, informasi kontak, posisi, dan data pribadi lainnya.
2. Penggajian dan Manajemen Kompensasi: HRIS memungkinkan perhitungan gaji secara otomatis, pemrosesan pajak, pengelolaan tunjangan, dan manajemen kompensasi lainnya.
3. Perekrutan dan Seleksi: HRIS dapat digunakan untuk mengelola proses perekrutan, mulai dari posting lowongan pekerjaan hingga manajemen aplikasi dan proses seleksi.
4. Pelatihan dan Pengembangan: HRIS membantu dalam merencanakan, melacak, dan mengevaluasi program pelatihan dan pengembangan karyawan.
5. Manajemen Kinerja: Sistem ini mendukung proses evaluasi kinerja, penetapan tujuan, umpan balik, dan pengembangan rencana kinerja individu.
6. Manajemen Absensi dan Cuti: HRIS memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti, mengelola absensi, dan melacak waktu kerja.
7. Pelaporan dan Analisis: HRIS menghasilkan laporan yang membantu manajemen dalam membuat keputusan strategis, seperti analisis tenaga kerja, biaya tenaga kerja, dan tren karyawan.
8. Kepatuhan dan Kebijakan: Sistem ini membantu perusahaan mematuhi peraturan ketenagakerjaan dan kebijakan internal perusahaan.

HRIS dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik dari setiap perusahaan, dan dapat menjadi solusi yang sangat efisien dalam mengelola sumber daya manusia secara menyeluruh. Dengan mengotomatisasi banyak proses administratif, HRIS memungkinkan departemen SDM untuk fokus pada strategi dan inisiatif yang lebih strategis untuk meningkatkan produktivitas dan kesejahteraan karyawan.

Manfaat HRIS bagi Perusahaan

Penggunaan HRIS memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan, termasuk:

1. Efisiensi Operasional

HRIS mengotomatisasi banyak proses administratif yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia, seperti penggajian, perekrutan, dan manajemen absensi. Ini mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menjalankan tugas-tugas tersebut secara manual, sehingga meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

2. Peningkatan Akurasi Data

Dengan HRIS, data karyawan disimpan secara terpusat dan terorganisir dengan baik. Ini mengurangi risiko kesalahan manusia dalam pengelolaan data dan memastikan bahwa informasi yang diperlukan tersedia secara akurat dan tepat waktu.

Baca Juga: Contoh HRIS Perusahaan

3. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

HRIS menyediakan akses mudah ke data dan laporan terkait karyawan, seperti analisis tenaga kerja, biaya tenaga kerja, dan kinerja karyawan. Ini membantu manajemen dalam membuat keputusan strategis yang didasarkan pada informasi yang faktual dan terperinci.

4. Penyimpanan Data yang Aman

HRIS menyediakan tingkat keamanan yang tinggi untuk data karyawan. Dengan kontrol akses yang tepat, informasi sensitif dapat dilindungi dari akses yang tidak sah atau penyalahgunaan.

5. Peningkatan Kepatuhan Regulasi

HRIS membantu perusahaan mematuhi berbagai peraturan ketenagakerjaan dan privasi data yang berlaku. Sistem ini dapat secara otomatis menghasilkan laporan yang diperlukan untuk audit dan pelaporan regulasi.

6. Penyederhanaan Proses Perekrutan

HRIS memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh siklus perekrutan secara efisien, mulai dari pemasangan lowongan hingga penyeleksian kandidat. Ini mempercepat proses perekrutan dan meningkatkan kemungkinan menemukan kandidat yang sesuai.

7. Peningkatan Keterlibatan Karyawan

HRIS dapat menyediakan akses self-service kepada karyawan, memungkinkan mereka untuk mengakses informasi pribadi, mengajukan cuti, dan mengakses pelatihan secara mandiri. Ini meningkatkan keterlibatan karyawan dan memberikan mereka kendali atas pengelolaan informasi mereka sendiri.

8. Pengurangan Biaya Administrasi

Dengan mengotomatisasi banyak proses administratif, HRIS dapat mengurangi biaya yang terkait dengan pengelolaan sumber daya manusia, seperti biaya administrasi, biaya cetak, dan biaya tenaga kerja.

Secara keseluruhan, penggunaan HRIS membawa banyak manfaat bagi perusahaan, mulai dari meningkatkan efisiensi operasional hingga memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik berdasarkan data. Ini membantu perusahaan untuk tetap kompetitif di pasar yang semakin kompleks dan dinamis.

Peran dan Tanggung Jawab HRIS Manager

HRIS Manager bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengembangan sistem informasi yang digunakan dalam manajemen sumber daya manusia. Mereka bertindak sebagai jembatan antara departemen SDM dan departemen IT, memastikan bahwa sistem yang digunakan memenuhi kebutuhan bisnis dan kebijakan perusahaan. Peran mereka mencakup:

1. Pengelolaan Sistem

HRIS Manager bertanggung jawab atas pengelolaan sistem informasi SDM, termasuk pemeliharaan, pembaruan, dan integrasi dengan sistem lain yang digunakan dalam perusahaan.

2. Analisis Kebutuhan

Mereka bertugas untuk menganalisis kebutuhan departemen SDM dan mengidentifikasi solusi teknologi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

3. Pengembangan Sistem

Manajer HRIS terlibat dalam pengembangan dan implementasi sistem baru, serta penyesuaian sistem yang ada untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

4. Pengelolaan Data

Mereka memastikan bahwa data SDM tersimpan dengan aman dan terjamin keakuratannya, serta mematuhi peraturan privasi data yang berlaku.

5. Pelatihan dan Dukungan

HRIS Manager memberikan pelatihan kepada pengguna sistem SDM dan menyediakan dukungan teknis jika terjadi masalah.

6. Pemantauan Kinerja

Mereka bertanggung jawab atas pemantauan kinerja sistem, identifikasi masalah, dan mengimplementasikan perbaikan jika diperlukan.

7. Pelaporan

Manajer HRIS menghasilkan laporan data SDM yang akurat dan relevan untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan strategis.

8. Evaluasi Sistem

Mereka terlibat dalam evaluasi sistem yang ada untuk mengidentifikasi kelemahan-kelemahan dan mencari peluang perbaikan.

9. Kolaborasi Departemen

Seorang manajer HRIS berkolaborasi dengan departemen lain, seperti IT, keuangan, dan operasional, untuk memastikan integrasi yang baik antara sistem SDM dan sistem lainnya.

Kualifikasi dan Keterampilan yang Diperlukan 

Untuk berhasil dalam peran Manajer HRIS, seseorang membutuhkan kombinasi kualifikasi pendidikan dan pengalaman, serta keterampilan teknis dan interpersonal. Kualifikasi yang umumnya dibutuhkan meliputi:

1. Pendidikan: Gelar sarjana atau magister dalam bidang seperti Sistem Informasi Manajemen, Teknologi Informasi, atau Administrasi Bisnis dengan fokus pada sistem informasi.
2. Pengalaman: Pengalaman kerja yang relevan dalam pengelolaan sistem informasi, preferensi pada pengalaman kerja di departemen SDM atau teknologi informasi.
3. Pengetahuan Teknis: Memiliki pemahaman yang kuat tentang teknologi informasi, basis data, dan sistem manajemen sumber daya manusia.
4. Keterampilan Analitis: Kemampuan untuk menganalisis kebutuhan bisnis dan menerapkan solusi teknologi yang tepat.
5. Kemampuan Komunikasi: Keterampilan komunikasi yang baik untuk berinteraksi dengan berbagai stakeholder, baik secara lisan maupun tertulis.
6. Kepemimpinan: Kemampuan untuk memimpin tim dan bekerja secara kolaboratif dengan departemen lain.

Tantangan yang Harus Dihadapi

Meskipun peran Manajer HRIS penting dalam perusahaan, mereka juga menghadapi sejumlah tantangan, termasuk:

1. Perkembangan teknologi yang cepat menuntut Manajer HRIS untuk terus memperbarui pengetahuan mereka dan menyesuaikan sistem dengan perubahan tersebut.
2. Memastikan bahwa sistem HRIS mematuhi semua peraturan privasi data yang berlaku dapat menjadi tantangan tersendiri, terutama dengan perubahan peraturan yang sering terjadi di Indonesia
3. Menyatukan dan mengintegrasikan beberapa sistem informasi yang berbeda dalam suatu perusahaan dapat menjadi tantangan, terutama jika sistem tersebut tidak kompatibel satu sama lain.
4. Mengimplementasikan perubahan dalam sistem informasi sering kali melibatkan perubahan budaya dan proses dalam organisasi, yang dapat menimbulkan resistensi.
5. Terkadang, Manajer HRIS harus bekerja dengan sumber daya yang terbatas, baik dalam hal anggaran maupun personil.

Dapat disimpulkan bahwa seorang HRIS Manager memainkan peran kunci untuk mengelola sistem informasi yang digunakan dalam manajemen SDM. Dengan tanggung jawab yang luas dan kompleksitas yang terus berkembang dalam teknologi informasi, peran ini menjadi semakin penting guna menjaga keberhasilan dan efisiensi operasional suatu perusahaan. Sehingga sangatlah penting bagi perusahaan untuk menemukan kandidat manajer HRIS yang tepat, agar sistem HRIS yang telah diadopsi dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya untuk mendukung pengelolaan SDM perusahaan.

Apakah Anda telah menemukan sistem HRIS yang tepat bagi perusahaan Anda? Aplikasi HRIS dari Gaji.id adalah salah satu HRIS terbaik di Indonesia dengan kemampuan integrasi dan implementasi yang sangat mudah, sehingga dapat digunakan di berbagai jenis perusahaan atau organisasi. Hubungi kami atau jadwalkan demo untuk informasi selengkapnya.