General Affairs: Peran, Tugas, dan Tanggung Jawabnya dalam Perusahaan

Maret 19, 2024
, Artikel

General Affairs, atau sering disingkat GA, adalah bagian integral dari struktur organisasi di berbagai perusahaan dan lembaga. Peran GA meliputi berbagai tugas administratif, pengelolaan fasilitas, dan dukungan operasional untuk menjaga kelancaran aktivitas harian. Departemen GA memastikan agar seluruh kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan baik.

Sebagai salah satu departemen dengan lingkup kerja paling luas, belum terlalu banyak detil pekerjaan GA yang kita pahami. Oleh karena itu, dalam artikel ini kita akan menjelajahi lebih dalam tentang GA, termasuk tanggung jawabnya, peran pentingnya dalam sebuah organisasi atau perusahaan, perbedaan dengan departemen HR, serta keterkaitan GA dengan efisiensi dan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

Tanggung Jawab General Affairs

GA memiliki tanggung jawab yang beragam, tapi dapat dikategorikan ke dalam beberapa bidang utama:

Manajemen Fasilitas

Pemeliharaan Gedung: GA bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua fasilitas fisik, termasuk gedung dan ruang kantor, dalam kondisi baik dan layak digunakan.
Keamanan: Mengelola sistem keamanan, seperti akses kontrol, pengawasan CCTV, dan koordinasi dengan pihak keamanan eksternal jika diperlukan.
Manajemen Ruang Rapat: Mengatur ruang rapat dan memastikan ketersediaan peralatan yang diperlukan seperti proyektor, layar, dan peralatan presentasi lainnya.

Administrasi dan Umum

Manajemen Aset: Mengelola inventaris perusahaan, termasuk peralatan kantor, furniture, dan perlengkapan lainnya.

Manajemen Transportasi: Koordinasi transportasi untuk keperluan perusahaan, termasuk kendaraan dinas dan penyelenggaraan perjalanan bisnis.

Pembelian dan Pengadaan: Melakukan pembelian kebutuhan kantor, seperti peralatan kantor, perlengkapan, dan bahan-bahan lainnya.

Dukungan Karyawan

Pelayanan Kantin dan Kafetaria: Memastikan tersedianya makanan dan minuman untuk karyawan, baik dalam bentuk fasilitas kantin atau penyediaan makanan dalam acara-acara perusahaan.

Manajemen Fasilitas Kesehatan: Mengelola fasilitas kesehatan seperti klinik atau asuransi kesehatan untuk karyawan.

Manajemen Layanan Umum: Menyediakan layanan umum seperti layanan pos, layanan kurir, dan pengelolaan surat-menyurat perusahaan.

Peran Penting GA dalam Perusahaan

Peran GA sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Berikut beberapa alasan mengapa GA merupakan bagian krusial dari struktur organisasi:

GA membantu dalam mengkoordinasikan berbagai aspek operasional perusahaan, mulai dari manajemen fasilitas hingga dukungan karyawan. Dengan efisiensi yang ditingkatkan, organisasi dapat mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik dan meningkatkan produktivitas keseluruhan.
Dengan menyediakan fasilitas yang nyaman dan mendukung, seperti ruang kantor yang baik, layanan kesehatan, dan fasilitas kafetaria, GA dapat membantu meningkatkan kepuasan dan kesejahteraan karyawan. Karyawan yang puas cenderung lebih produktif dan berkontribusi lebih baik terhadap tujuan perusahaan.
Penanganan yang baik terhadap fasilitas dan karyawan tidak hanya meningkatkan efisiensi internal, tetapi juga menciptakan citra positif bagi perusahaan di mata karyawan dan masyarakat luas. Citra positif ini dapat membantu perusahaan dalam menjaga reputasi yang baik dan menarik bakat-bakat terbaik di industri tersebut.

Perbedaan antara Human Resources dan General Affairs

Beberapa perusahaan menyatukan Human Resources (HR) dan General Affairs (GA) dalam satu departemen besar. Hal ini dikarenakan keduanya berhubungan erat dan saling mendukung satu dengan yang lain. Namun sebenarnya kedua departemen ini memiliki tanggung jawab dan peranan yang sangat berbeda. Perbedaan signifikan HR dan GA terletak pada fokus utama tugas mereka dalam sebuah organisasi atau perusahaan, antara lain:

Human Resources (HR):

Manajemen Sumber Daya Manusia

HR bertanggung jawab untuk mengelola aspek-aspek yang berkaitan dengan karyawan, termasuk perekrutan, seleksi, pelatihan, pengembangan, kompensasi, dan manajemen kinerja.
Fokus utama HR adalah pada pengembangan sumber daya manusia agar sesuai dengan kebutuhan organisasi, termasuk penempatan karyawan dalam posisi yang tepat sesuai dengan keterampilan dan minat mereka.

Kebijakan dan Prosedur Karyawan

HR bertanggung jawab untuk merancang, mengimplementasikan, dan menegakkan kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan karyawan, seperti peraturan karyawan, peraturan kerja, dan kode etik.

Hubungan Karyawan

HR berperan sebagai perantara antara manajemen dan karyawan dalam menangani masalah-masalah seperti konflik, perubahan organisasi, dan permasalahan karyawan lainnya.
Mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

General Affairs (GA):

Manajemen Fasilitas dan Operasional:

GA berfokus pada manajemen aspek-aspek operasional perusahaan yang berkaitan dengan fasilitas fisik dan dukungan operasional, seperti pemeliharaan gedung, keamanan, pengadaan, dan manajemen transportasi.
Mereka juga mengelola berbagai fasilitas pendukung lainnya seperti kantin, klinik kesehatan, dan layanan umum.

Administrasi Umum:

GA bertanggung jawab untuk menangani tugas-tugas administratif umum seperti manajemen aset, pembelian, pengadaan, dan layanan-layanan umum seperti pos dan kurir.

Kesejahteraan dan Kenyamanan Karyawan:

Meskipun tidak sefokus HR pada aspek karyawan, GA juga memberikan kontribusi dalam menangani kesejahteraan dan kenyamanan karyawan melalui manajemen fasilitas dan layanan-layanan pendukung seperti fasilitas kesehatan dan kantin.

Perbedaan Utama:

Fokus Utama: HR berfokus pada manajemen sumber daya manusia dan hubungan karyawan, sedangkan GA lebih berfokus pada manajemen fasilitas dan operasional.
Tugas dan Tanggung Jawab: HR memiliki tanggung jawab yang lebih langsung terkait dengan karyawan, sementara GA lebih terfokus pada manajemen infrastruktur dan fasilitas fisik.
Interaksi dengan Karyawan: HR berinteraksi lebih langsung dengan karyawan dalam konteks manajemen karyawan dan hubungan industrial, sedangkan interaksi GA dengan karyawan lebih terkait dengan penyediaan fasilitas dan layanan umum.

Meskipun HR dan GA memiliki perbedaan dalam fokus dan tanggung jawab mereka, keduanya bekerja secara bersinergi untuk mendukung keseluruhan operasi dan pengembangan organisasi.

Keterkaitan dengan Efisiensi dan Produktivitas Perusahaan

Keterkaitan GA dengan efisiensi dan produktivitas dalam sebuah perusahaan atau organisasi sangatlah erat. Berikut beberapa kontribusi departemen GA terhadap efisiensi dan produktivitas perusahaan:

Dengan manajemen fasilitas yang baik, GA membantu dalam memastikan penggunaan sumber daya fisik seperti ruang kantor, peralatan, dan fasilitas lainnya secara optimal. Hal ini membantu menghindari pemborosan dan meningkatkan efisiensi.
Dengan mengelola tugas-tugas administratif dan operasional, GA memungkinkan tim manajemen dan karyawan fokus pada kegiatan inti bisnis perusahaan. Dengan demikian, waktu dan energi dapat dialokasikan dengan lebih efektif untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dengan menyediakan fasilitas dan layanan yang mendukung karyawan, seperti fasilitas kesehatan dan rekreasi, GA membantu meningkatkan kesejahteraan dan motivasi karyawan. Karyawan yang merasa dihargai dan didukung cenderung lebih bersemangat dan produktif dalam pekerjaan mereka.

Dapat disimpulkan bahwa General Affairs merupakan bagian tak terpisahkan dari struktur organisasi modern. Dengan tanggung jawabnya yang mencakup manajemen fasilitas, administrasi, dan dukungan karyawan, GA berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Pentingnya GA dalam meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan citra perusahaan tidak bisa diremehkan. Oleh karena itu, investasi dalam pengembangan dan pengelolaan GA yang efektif dapat memberikan manfaat jangka panjang bagi keseluruhan organisasi.

Dirancang untuk mengotomatisasi berbagai proses administratif dalam perusahaan, aplikasi Gaji dapat membantu departemen HR dan GA dalam menuntaskan tugas-tugas administrasi. Hubungi kami atau jadwalkan demo untuk informasi lebih lanjut.