Lewati ke konten
Surat teguran merupakan alat komunikasi resmi yang digunakan untuk menyampaikan peringatan atau pemberitahuan terhadap perilaku atau tindakan karyawan yang dianggap melanggar aturan, norma, atau kebijakan perusahaan atau instansi. Pemberian surat teguran biasanya menjadi langkah awal sebelum tindakan lebih lanjut diambil.
Secara umum, istilah “surat teguran” dan “surat peringatan” sering digunakan secara bergantian, namun dapat memiliki makna yang serupa atau sedikit berbeda tergantung pada praktik dan kebijakan perusahaan. Dalam banyak konteks, keduanya mengacu pada bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk memberikan pemberitahuan resmi terkait perilaku atau kinerja karyawan yang tidak mematuhi aturan atau kebijakan perusahaan.
Namun, di beberapa tempat atau organisasi, perbedaan subtansial dapat ada. Beberapa mungkin memandang “surat teguran” sebagai bentuk pemberitahuan awal yang lebih ringan, memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki perilaku atau kinerja. Di sisi lain, “surat peringatan” mungkin dianggap sebagai bentuk pemberitahuan yang lebih serius, mungkin dikeluarkan setelah beberapa surat teguran sebelumnya dan menunjukkan bahwa tindakan lebih lanjut dapat diambil.
Penting untuk dicatat bahwa istilah-istilah ini tidak selalu memiliki definisi standar dan dapat bervariasi di antara perusahaan atau organisasi. Penting bagi perusahaan untuk memiliki kebijakan yang jelas terkait dengan komunikasi tertulis terkait karyawan, baik itu disebut sebagai surat teguran, surat peringatan, atau istilah lainnya, agar dapat diterapkan secara konsisten dan adil.
Format Surat Teguran
Surat teguran harus disusun dengan hati-hati untuk menjaga profesionalisme dan kejelasan komunikasi. Penggunaan bahasa yang tegas namun sopan akan memastikan bahwa pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh penerima. Berikut adalah struktur umum dari surat teguran:
- Header Surat
- Nama dan alamat perusahaan
- Tanggal pengiriman surat.
- Nomor Surat
Nomor surat dibuat sesuai dengan aturan perusahaan.
- Identitas Penerima
- Nama dan jabatan penerima
- Alamat penerima
- Detil lain yang diperlukan
- Pembukaan Surat
Pernyataan mengenai tujuan surat dan identifikasi masalah.
- Uraian Permasalahan
Penjelasan secara rinci mengenai perilaku atau tindakan yang melanggar aturan.
- Aturan atau Kebijakan yang Dilanggar
Pemberian rujukan terhadap aturan atau kebijakan yang dilanggar.
- Bukti atau Data Pendukung
Jika memungkinkan, lampirkan bukti atau data pendukung untuk menguatkan argumen.
- Konsekuensi atau Tindakan Selanjutnya
Sampaikan konsekuensi yang mungkin diambil jika perilaku tersebut tidak diubah.
- Penutup
Pernyataan harapan untuk perbaikan dan penutup yang sopan.
Contoh Surat Teguran
[Nama Perusahaan Pengirim]
[Alamat Perusahaan Pengirim]
[Tanggal Pengiriman]
[Nama Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Alamat Penerima]
Perihal: Surat Teguran
Dengan hormat,
Bersama dengan surat ini, saya pimpinan [Nama Perusahaan] menyampaikan teguran resmi terkait dengan pelanggaran terhadap tata tertib perusahaan pada tanggal [Tanggal Kejadian]. Pelanggaran ini melibatkan [Jelaskan Perilaku atau Tindakan yang Melanggar], yang bertentangan dengan peraturan dan kebijakan perusahaan.
Adapun rincian pelanggaran dan bukti pendukungnya dapat dilihat pada lampiran yang disertakan bersama surat ini.
Karyawan harus melakukan perbaikan terhadap perilaku yang dilanggar dan melakukan tindakan korektif. Saya memberikan batas waktu hingga [Tanggal Batas Waktu] untuk menyelesaikan permasalahan ini. Jika tidak ada perubahan atau tindakan korektif yang dilakukan, saya terpaksa mengambil langkah-langkah lebih lanjut sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Demikian surat teguran ini saya sampaikan sebagai langkah awal untuk menjaga ketertiban dan kepatuhan terhadap aturan perusahaan.
Hormat Saya,
[Tanda Tangan]
[Nama dan Jabatan Penandatangan]
[Nama Perusahaan Pengirim]
[Informasi Kontak]
Adapun surat teguran perlu dikirim dengan penuh pertimbangan dan tetap memperhatikan norma-norma etika dalam berkomunikasi. Keseluruhan proses teguran sebaiknya dijalankan dengan transparansi dan konsistensi, untuk memastikan pemahaman yang baik antara pihak pengirim dan penerima surat teguran.
Apakah perusahaan Anda mengalami tantangan dalam memberikan surat teguran kepada karyawan? Tim Gaji.id dapat membantu Anda. Hubungi kami atau jadwalkan demo untuk keterangan lebih lanjut.
