Ada banyak aplikasi HRIS yang menyediakan fitur slip gaji yang dapat diunduh secara online atau dicetak. Namun dalam memilih aplikasi slip gaji karyawan, penting untuk memperhatikan apakah fitur pembuatan slip gaji tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan, atau bersifat fleksibel. Sehingga pihak departemen HR dapat menambahkan data yang dirasa perlu, dan mengurangi yang tidak perlu.
Pertama-tama kita perlu memahami apa yang dimaksud dengan slip gaji. Slip gaji atau payslip adalah dokumen penting yang memberikan rincian tentang penghasilan seorang karyawan dalam suatu periode waktu tertentu.
Pemerintah Indonesia juga telah mengatur tentang slip gaji dalam undang-undang. Regulasi mengenai payslip tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan, yang menyatakan:
“Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan.”
Selain karena diwajibkan oleh undang-undang yang berlaku, keberadaan slip gaji menjadi penting bagi perusahaan sebagai bentuk dokumentasi atas nominal gaji yang dibayarkan perusahaan kepada karyawan. Dokumen ini menjadi bukti bahwa hak karyawan dalam bentuk gaji sudah dibayarkan.
Sedangkan bagi karyawan, payslip merupakan bukti otentik kejelasan gaji secara detil, termasuk di dalamnya informasi potongan pajak penghasilan oleh perusahaan.
Slip gaji juga seringkali menjadi dokumen yang dibutuhkan jika karyawan ingin membuat kartu kredit, mengajukan Kredit Kepemilikan Rumah (KPR), kredit tanpa agunan, hingga kredit kendaraan bermotor. Jika karyawan melamar pekerjaan baru, payslip juga mungkin akan diminta oleh HR perusahaan baru pada tahap negosiasi gaji.
Komponen-komponen Slip Gaji
Sebelum memilih aplikasi slip gaji karyawan, Anda perlu mengetahui data apa saja yang perlu tercantum dalam slip gaji pada umumnya. Demi menjaga kejelasan dan transparansi, slip gaji harus mencakup beberapa komponen penting, sebagai berikut:
1. Informasi Karyawan:
- Nama lengkap karyawan.
- Nomor identifikasi karyawan (biasanya nomor induk karyawan atau NI).
- Data kontak karyawan seperti alamat dan nomor telepon, atau data pribadi lainnya yang perlu dicantumkan.
2. Informasi Perusahaan:
- Nama perusahaan.
- Alamat perusahaan.
- Nomor telepon perusahaan.
- Nama departemen atau cabang (jika berlaku).
3. Periode Penggajian:
Tanggal atau periode waktu yang dicakup (biasanya satu bulan atau dua minggu).
4. Rincian Penghasilan:
- Gaji pokok: Jumlah tetap yang diterima oleh karyawan sebelum potongan.
- Tunjangan atau bonus: Jika ada, rincian jumlahnya.
- Lembur: Jika karyawan menerima pembayaran lembur, rincian jumlah dan jumlah jam lembur.
- Komisi atau insentif: Jika berlaku, rincian jumlahnya.
5. Potongan:
- Pajak penghasilan: Jumlah pajak yang dipotong dari upah karyawan.
- Potongan lainnya: Misalnya, potongan untuk program asuransi kesehatan atau pensiun.
6. Total Penghasilan Bersih:
Total gaji setelah potongan pajak dan potongan lainnya.
7. Rincian Pajak:
Rincian pajak penghasilan, termasuk jumlah yang dipotong dan informasi mengenai perhitungan pajak.
8. Rincian Potongan Lainnya:
Rincian potongan-potongan lainnya seperti potongan untuk pinjaman karyawan atau kontribusi ke program-program karyawan.
9. Total Gaji Bersih:
Jumlah akhir yang diterima oleh karyawan setelah semua potongan.
10. Informasi Bank (jika berlaku):
- Nama bank.
- Nomor rekening bank karyawan untuk transfer gaji.
11. Tanda Tangan:
Tanda tangan manajer atau pihak yang bertanggung jawab untuk otorisasi payslip.
12. Informasi Tambahan (jika berlaku):
Informasi khusus seperti cuti yang diambil, saldo cuti, atau informasi lain yang relevan.
13. Informasi Pembayaran:
Informasi tentang bagaimana upah dibayarkan kepada karyawan, apakah melalui transfer bank atau cek.
Memastikan bahwa semua komponen ini terdokumentasi dengan jelas dalam slip gaji sangat penting untuk menghindari kebingungan dan menjaga transparansi antara karyawan dan perusahaan. Selain itu, hal ini juga memungkinkan karyawan untuk memahami dengan baik penghasilan dan potongan yang mereka terima setiap periode gaji.
Mencari aplikasi slip gaji karyawan yang sesuai untuk perusahaan Anda? Jadwalkan demo dengan Gaji.id untuk mengetahui lebih lanjut tentang aplikasi kami.
