Lewati ke konten
Berkat kemajuan teknologi, segala sesuatu di dunia kerja bisa dihitung nilai rupiahnya. Jika dulu yang dihargai perusahaan hanyalah bidang pemasaran dan keuangan, saat ini bidang SDM juga dapat ditentukan harganya. Untuk mewujudkan ini perusahaan perlu menerapkan teknologi HRIS. Apa itu HRIS? Bagaimana cara menerapkannya? Simak informasi lengkap berikut.
Apa Itu HRIS?
Human Resource Information System adalah sistem informasi perusahaan yang berisi data lengkap mengenai individu karyawan guna menentukan besaran gaji. Melalui sistem informasi ini, perusahaan bisa mengetahui berapa nilai dari seorang karyawan. Setelah itu, perusahaan juga bisa meranking karyawannya dari yang paling “berharga”.
Maka dari itu, HRIS memungkinkan perhitungan gaji dan bonus karyawan secara riil berdasarkan kontribusi karyawan tersebut bagi perusahaan.
Komponen-Komponen yang Dibutuhkan Dalam Pengaplikasian HRIS
Pengaplikasian sistem informasi SDM membutuhkan beberapa komponen terlebih dulu. Biasanya, waktu minimal yang dibutuhkan perusahaan dalam membangun sistem ini adalah setahun. Hal tersebut karena komponen yang diperlukan cukup rumit. Berikut ini daftarnya.
Database Identitas Karyawan
Pertama-tama yang harus disiapkan adalah database identitas karyawan. Selama ini, banyak perusahaan yang menyia-nyiakan dokumen dalam berkas lamaran karyawannya. Jika sebuah perusahaan ingin membangun sistem informasi SDM, maka seluruh identitas pribadi karyawan harus tersimpan dengan lengkap.
Database Gaji Karyawan
Setelah identitas terkumpul, komponen yang selanjutnya perlu disiapkan adalah database gaji karyawan. Setiap karyawan bisa saja memiliki besar gaji berbeda-beda tergantung lama dan beban kerja. Sebelum membangun sistem informasi SDM ini benar-benar wajib disediakan.
SOP Reward and Salary
Perusahaan yang baik punya SOP untuk menentukan besar gaji dan bonus. Gaji misalnya bisa ditentukan dari lama dan beban kerja karyawan. Sementara itu bonus bisa dihitung melalui performa karyawan saat bekerja. Tujuan sistem informasi salah satunya adalah memberikan gaji secara lebih detil sehingga SOP harus juga disiapkan.
Sistem Manajemen SDM Terintegrasi
Sebelum membuat sistem informasi SDM, perusahaan perlu mengintegrasikan semua sistem manajemen SDM. Mulai dari bagian administrasi hingga penggajian. Biasanya integrasi ini diwujudkan melalui situs internet yang bisa diakses semua bagian SDM perusahaan.
Aplikasi Payroll
Terakhir dan terpenting adalah aplikasi payroll. Perusahaan perlu membuat aplikasi khusus untuk perhitungan penggajian. Jadi setelah data performa karyawan diolah di situs, pihak payroll tinggal menghitung reward menggunakan aplikasi tersebut.
Cara Mengaplikasikan HRIS dalam Perusahaan
Cukup dengan menyiapkan komponen-komponen di atas, perusahaan sudah bisa membuat sistem informasi SDM yang sangat baik. Akan tetapi lancar tidaknya aplikasi HRIS tidak hanya dipengaruhi faktor itu saja. Supaya lebih sukses penerapannya, berikut ini cara-cara mengaplikasikan sistem informasi SDM yang perlu diterapkan perusahaan.
- Pilih pihak yang bertanggungjawab untuk HRIS. Bukan hanya pihak SDM atau penggajian saja yang diperlukan dalam aplikasi HRIS. Perusahaan perlu mempersiapkan bagian IT untuk memastikan HRIS berjalan baik.
- Sediakan tempat untuk pengaplikasian HRIS. “Tempat” yang dimaksud di sini bukanlah tempat pada umumnya. Untuk menyimpan data karyawan, perusahaan sebaiknya memanfaatkan cloud
- Kuantifikasikan sistem penilaian SDM. Pastikan semua komponen yang berkaitan dengan karyawan bisa dinominalkan. Misalnya jika karyawan membolos satu hari, maka gajinya dipotong satu hari juga.
- Integrasikan sistem komunikasi antar penanggungjawab HRIS. Setiap penanggungjawab HRIS harus punya sistem komunikasi yang baik. Perusahaan bisa membangun LAN untuk hal ini.
- Buatlah slip gaji yang lengkap dan jelas. Supaya tidak menimbulkan pertanyaan, sebaiknya slip gaji mencantumkan data reward dengan lengkap, mulai dari bonus kerja hingga gaji pokoknya.
Demikianlah seluk beluk tentang HRIS, komponen, dan cara pengaplikasiannya. Bidang SDM perusahaan Anda kesulitan mengaplikasikannya? Anda bisa menggunakan aplikasi gaji.id, atau mengundang kami untuk presentasi di depan tim SDM Anda.
