Mengajukan pengunduran diri atau resign adalah keputusan besar dalam perjalanan karier seseorang. Terkadang, keputusan tersebut disertai kegelisahan yang besar. Ada kalanya setelah mengajukan surat resign, karyawan berubah pikiran dan ingin tetap bertahan di perusahaan. Situasi ini sebenarnya cukup umum terjadi. Namun, untuk membatalkan pengunduran diri, karyawan perlu menulis surat pembatalan resign dan menyerahkannya kepada perusahaan. Seperti apa dan bagaimana menulis surat tersebut secara profesional? Berikut ini bahasan lengkapnya.
Alasan Karyawan Batal Resign
Ada beberapa alasan mengapa seseorang membatalkan pengunduran dirinya, antara lain:
- Pertimbangan ulang terhadap keputusan karier.
Banyak karyawan yang merasa ragu setelah mengajukan resign. Ini bisa karena menyadari bahwa lingkungan kerja sekarang sebenarnya cukup kondusif, atau peluang di tempat lain tidak sebaik yang dibayangkan.
- Adanya tawaran atau penyesuaian dari perusahaan.
Tidak jarang, setelah menerima surat resign, perusahaan memberikan counter-offer seperti kenaikan gaji atau promosi yang membuat karyawan meninjau kembali keputusannya.
- Faktor pribadi dan keluarga.
Kadang, keputusan resign didasarkan pada situasi pribadi, misalnya pindah domisili atau alasan keluarga. Namun, jika situasi tersebut berubah, alasan resign pun menjadi tidak relevan lagi.
- Kesempatan pengembangan karier internal.
Bisa jadi, setelah mengajukan resign, perusahaan justru menawarkan peluang berkembang seperti pelatihan atau proyek yang menarik, sehingga karyawan berubah pikiran.
Apapun alasannya, jika seorang karyawan ingin membatalkan resign, langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengkomunikasikannya kepada atasan maupun departemen HR. Salah satu bentuk komunikasi resmi yang perlu dibuat adalah surat pembatalan resign.
Prinsip Dasar Menulis Surat Pembatalan Resign
Menulis surat pembatalan tidak jauh berbeda dengan surat resmi lainnya. Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan agar surat terlihat profesional dan dapat diterima dengan baik oleh pihak perusahaan, yaitu:
- Gunakan bahasa formal. Surat harus ditulis dengan sopan, jelas, dan menggunakan bahasa profesional. Hindari kalimat yang terlalu emosional.
- Sampaikan identitas dengan lengkap. Cantumkan nama, jabatan, dan divisi agar HR atau atasan mudah mengenali pengirim surat.
- Jelaskan maksud secara langsung. Sejak awal, nyatakan dengan jelas bahwa tujuan surat adalah untuk membatalkan pengunduran diri.
- Berikan alasan yang logis. Tidak perlu terlalu detail, tetapi penting menyampaikan alasan secara singkat agar perusahaan memahami pertimbangan Anda.
- Tunjukkan apresiasi. Ucapkan terima kasih kepada perusahaan atas kesempatan yang diberikan, serta apresiasi karena menerima kembali keputusan Anda.
- Tutup dengan komitmen. Tegaskan bahwa Anda berkomitmen untuk tetap bekerja secara maksimal dan berkontribusi pada perusahaan.
Struktur Surat Pembatalan Resign
Agar lebih mudah, berikut struktur sederhana yang bisa dijadikan panduan:
- Kop surat (opsional): Jika menggunakan format resmi perusahaan.
- Tanggal dan tujuan surat: Ditujukan kepada atasan langsung atau HR.
- Pembuka: Salam hormat.
- Isi surat:
- Pernyataan pembatalan resign.
- Alasan singkat mengapa membatalkan resign.
- Ucapan terima kasih.
- Penegasan komitmen bekerja.
- Penutup: Salam penutup dan tanda tangan.
Contoh Surat Pembatalan Resign
Berikut contoh sederhana surat pembatalan yang baik:
—–
[Tempat, Tanggal]
Kepada Yth.
[Atasan/HRD]
[Perusahaan]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Anda]
Jabatan : [Jabatan Anda]
Divisi : [Divisi Anda]
Melalui surat ini, saya bermaksud untuk membatalkan surat pengunduran diri yang telah saya ajukan pada tanggal [tanggal resign]. Setelah mempertimbangkan kembali, saya memutuskan untuk tetap melanjutkan pekerjaan di [nama perusahaan].
Alasan saya membatalkan pengunduran diri adalah [alasan singkat, misalnya adanya perubahan kondisi pribadi atau ketertarikan untuk tetap berkembang di perusahaan].
Saya mengucapkan terima kasih atas pengertian dan kesempatan yang diberikan. Saya berkomitmen untuk terus bekerja dengan penuh tanggung jawab serta berkontribusi terhadap kemajuan perusahaan.
Hormat Saya,
[Tanda tangan]
[Nama lengkap]
—–
Jadi, membatalkan resign bukanlah hal yang tabu selama dilakukan dengan komunikasi yang baik dan profesional. Surat pembatalan resign menjadi dokumen penting untuk memperjelas niat Anda dan menjaga hubungan baik dengan perusahaan. Dengan menuliskan surat yang sopan, ringkas, dan menunjukkan komitmen, perusahaan akan lebih mudah menerima keputusan Anda untuk bertahan.
Di sisi lain, sebagai departemen HR, melakukan pencatatan data karyawan resign mungkin menjadi hal yang merepotkan bila dilakukan secara manual. Untungnya kini hadir aplikasi HRIS Gaji.id yang dapat melakukan pembaharuan data karyawan secara otomatis. Membaharui atau mengubah status karyawan yang resign dapat dilakukan dengan cepat dan mudah, langsung dari aplikasi. Ingin tahu lebih lanjut tentang aplikasi Gaji.id? Hubungi kami atau jadwalkan demo untuk informasi selengkapnya.
