Berlaku efektif : 1 Januari 2026
Terakhir diperbarui : 1 Januari 2026

Pendahuluan

Ketentuan Penggunaan Fitur AI (“Ketentuan”) ini mengatur penggunaan seluruh fitur berbasis kecerdasan buatan (“Fitur AI”) yang tersedia pada aplikasi Gaji.id.

Gaji.id merupakan produk Human Resource Information System (HRIS) yang dimiliki dan dikelola oleh PT Sofco Graha (“Gaji.id”, “kami”, atau “Perusahaan”).

Dengan mengaktifkan atau menggunakan Fitur AI pada Gaji.id, pengguna menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh ketentuan yang tercantum dalam dokumen ini.

Ketentuan ini berlaku untuk seluruh Fitur AI yang tersedia saat ini maupun yang akan dikembangkan, ditambahkan, diubah, atau disediakan oleh Gaji.id di masa mendatang, sepanjang tidak diatur secara khusus dalam ketentuan yang terpisah.

Gaji.id berkomitmen untuk menyediakan Fitur AI dengan memperhatikan prinsip keamanan informasi, perlindungan data, kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku, pengelolaan risiko, serta peningkatan mutu layanan secara berkelanjutan.

1. Ruang Lingkup Fitur AI

Fitur AI disediakan untuk membantu pengguna meningkatkan efisiensi, produktivitas, serta kualitas pengambilan keputusan dalam penggunaan Gaji.id.

Pada saat Ketentuan ini disusun, Fitur AI mencakup, namun tidak terbatas pada:

• CV Screening, untuk membantu menganalisis tingkat kesesuaian pelamar terhadap suatu lowongan pekerjaan.
• Announcement Assist, untuk membantu menyusun, memperbaiki, atau menyempurnakan isi pengumuman agar lebih jelas, profesional, dan mudah dipahami.
• AI Insight, untuk membantu menghasilkan ringkasan, analisis, maupun insight berdasarkan data yang tersedia di dalam Gaji.id.

Perusahaan dapat menambah, mengubah, mengembangkan, menghentikan, atau mengganti Fitur AI sewaktu-waktu sesuai kebutuhan layanan.

Seluruh Fitur AI disediakan sebagai fitur pendukung (assistive feature) dan tidak dimaksudkan untuk menggantikan pertimbangan profesional, kebijakan perusahaan pengguna, maupun keputusan bisnis yang dibuat oleh pengguna.

2. Penggunaan Data

Untuk menyediakan Fitur AI, Gaji.id dapat memproses data yang diperlukan sesuai dengan fungsi AI yang digunakan, termasuk namun tidak terbatas pada:

• data perusahaan;

• data karyawan dan pelamar;

• data operasional sumber daya manusia (HR);

• data statistik, agregasi, ringkasan, laporan, maupun hasil analisis;

• dokumen dan berkas yang diunggah pengguna;

• pengumuman, deskripsi pekerjaan, maupun konten teks lainnya; dan

• informasi lain yang dipilih oleh pengguna untuk diproses melalui Fitur AI.

Pemrosesan data dilakukan berdasarkan tujuan penggunaan (purpose limitation), prinsip minimalisasi data (data minimization), serta hanya sepanjang diperlukan untuk memberikan layanan Fitur AI yang dipilih oleh pengguna.

Apabila diperlukan, Gaji.id dapat menerapkan teknik perlindungan data seperti pseudonimisasi, anonimisasi, atau mekanisme perlindungan lainnya guna meningkatkan keamanan informasi sesuai kebutuhan operasional.

3. Privasi dan Kerahasiaan Data

Gaji.id berkomitmen menjaga keamanan, kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan data yang diproses melalui Fitur AI.

Data yang diproses melalui Fitur AI hanya digunakan untuk:

• menjalankan fungsi Fitur AI sesuai permintaan pengguna;
• menghasilkan respons, analisis, atau rekomendasi yang diminta pengguna;
• menjaga kualitas, keamanan, keandalan, dan keberlangsungan layanan Gaji.id; serta
• memenuhi kewajiban hukum dan peraturan yang berlaku apabila diperlukan.

Gaji.id tidak menggunakan data pelanggan, data perusahaan, data karyawan, data pelamar, dokumen, maupun informasi lain yang diproses melalui Fitur AI untuk melatih (training), melakukan fine-tuning, atau mengembangkan model kecerdasan buatan apa pun, kecuali apabila memperoleh persetujuan yang sah dari pelanggan atau diwajibkan oleh ketentuan hukum yang berlaku.

Akses terhadap data yang diproses melalui Fitur AI dibatasi hanya kepada pihak yang memiliki kewenangan sesuai kebutuhan operasional dan prinsip least privilege.

Kepemilikan atas data yang diproses melalui Fitur AI tetap berada pada pelanggan sesuai dengan ketentuan penggunaan layanan Gaji.id.

4. Penggunaan Penyedia Layanan AI

Dalam menyediakan Fitur AI, Gaji.id dapat menggunakan layanan atau teknologi dari penyedia AI pihak ketiga yang terpercaya.

Sebelum menggunakan penyedia layanan AI, Gaji.id berupaya melakukan evaluasi terhadap aspek keamanan informasi, perlindungan data, kepatuhan, keandalan layanan, serta risiko yang mungkin timbul.

Apabila layanan pihak ketiga digunakan, Gaji.id berupaya memastikan bahwa:

• data hanya diproses untuk menjalankan permintaan pengguna;
• data tidak digunakan untuk melatih, menyempurnakan, atau mengembangkan model AI milik penyedia layanan tanpa persetujuan yang sah;
• penyedia layanan menerapkan standar keamanan yang memadai sesuai praktik industri; dan
• hubungan kerja sama dengan penyedia layanan diatur melalui perjanjian atau ketentuan yang memuat kewajiban perlindungan data dan keamanan informasi.
  
  

5. Tanggung Jawab Pengguna

Pengguna bertanggung jawab untuk memastikan bahwa:

• data yang dikirimkan melalui Fitur AI merupakan data yang berwenang untuk diproses;
• penggunaan Fitur AI telah sesuai dengan kebijakan internal organisasi pengguna;
• penggunaan Fitur AI tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku;
• data yang dikirimkan tidak melanggar hak pihak lain maupun ketentuan kerahasiaan yang berlaku.

Pengguna juga bertanggung jawab untuk:

• meninjau kembali hasil yang diberikan oleh Fitur AI sebelum digunakan;
• melakukan verifikasi terhadap informasi yang dihasilkan AI;
• menggunakan pertimbangan manusia (human review) sebelum menjadikan hasil AI sebagai dasar keputusan operasional, bisnis, kepegawaian, maupun keputusan penting lainnya.
  
  

6. Hasil yang Dihasilkan AI

Fitur AI merupakan alat bantu (assistive technology) yang dirancang untuk membantu pengguna dalam bekerja.

Walaupun Gaji.id berupaya memberikan hasil yang relevan dan bermanfaat, hasil yang dihasilkan oleh Fitur AI dapat mengandung ketidakakuratan, ketidaklengkapan, bias, maupun interpretasi yang tidak sesuai dengan konteks tertentu.

Seluruh hasil yang diberikan oleh Fitur AI bersifat rekomendasi dan tidak dapat dianggap sebagai keputusan otomatis maupun pengganti pertimbangan profesional.

Gaji.id tidak menjamin bahwa setiap hasil AI akan selalu akurat, lengkap, bebas dari bias, atau sesuai dengan seluruh kondisi spesifik organisasi pengguna.

Hasil yang diberikan oleh Fitur AI bukan merupakan nasihat hukum, perpajakan, keuangan, ketenagakerjaan, maupun nasihat profesional lainnya.

7. Keamanan Informasi

Gaji.id menerapkan pengendalian keamanan informasi yang dirancang untuk menjaga kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan data yang diproses melalui Fitur AI.

Pengendalian tersebut dapat meliputi, namun tidak terbatas pada:

• autentikasi dan otorisasi akses;
• pengendalian hak akses berdasarkan kewenangan;
• pencatatan aktivitas (logging) sesuai kebutuhan operasional;
• pemantauan keamanan layanan;
• enkripsi data apabila diperlukan; dan
• pengelolaan kerentanan keamanan sesuai proses yang berlaku.

Pengendalian keamanan diterapkan secara proporsional dengan mempertimbangkan tingkat risiko, kebutuhan operasional, serta perkembangan teknologi.

8. Kepatuhan

Penggunaan Fitur AI wajib mematuhi seluruh peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk namun tidak terbatas pada ketentuan mengenai:

• perlindungan data pribadi;
• hak kekayaan intelektual;
• ketenagakerjaan;
• keamanan informasi; dan
• peraturan lain yang relevan.

Pengguna bertanggung jawab untuk memastikan bahwa penggunaan Fitur AI tidak digunakan untuk tujuan yang melanggar hukum, merugikan pihak lain, maupun bertentangan dengan kebijakan internal organisasinya.

9. Monitoring dan Audit

Untuk menjaga keamanan informasi, kualitas layanan, serta kepatuhan terhadap ketentuan yang berlaku, Gaji.id dapat melakukan pencatatan aktivitas penggunaan (logging) dan monitoring terhadap penggunaan Fitur AI.

Informasi yang dicatat dapat digunakan untuk:

• investigasi insiden keamanan informasi;
• peningkatan kualitas layanan;
• pemenuhan kewajiban hukum;
• audit internal maupun eksternal; dan
• pengelolaan risiko keamanan informasi.

Seluruh informasi yang dicatat dikelola sesuai dengan kebijakan keamanan informasi, kebijakan retensi data, serta peraturan perundang-undangan yang berlaku.

10. Perubahan Ketentuan

Gaji.id berhak memperbarui Ketentuan Penggunaan Fitur AI ini sewaktu-waktu untuk menyesuaikan dengan perkembangan teknologi, perubahan layanan, kebutuhan operasional, hasil evaluasi risiko, maupun perubahan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Versi terbaru dari Ketentuan ini akan dipublikasikan melalui Gaji.id dan berlaku sejak tanggal dipublikasikan.

Pengguna disarankan untuk meninjau Ketentuan ini secara berkala guna mengetahui perubahan yang berlaku.

11. Penafian (Disclaimer)

Fitur AI disediakan sebagaimana adanya (“as is”) sesuai kemampuan teknologi yang tersedia pada saat layanan diberikan.

Gaji.id senantiasa berupaya meningkatkan kualitas, keamanan, dan keandalan Fitur AI melalui evaluasi serta peningkatan berkelanjutan. Namun demikian, Gaji.id tidak menjamin bahwa Fitur AI akan selalu memenuhi seluruh kebutuhan, harapan, atau kondisi spesifik setiap pengguna.

Pengguna tetap bertanggung jawab atas penggunaan dan keputusan yang diambil berdasarkan hasil yang dihasilkan oleh Fitur AI.

12. Persetujuan Pengguna

Dengan menyetujui, mengaktifkan, atau menggunakan Fitur AI pada Gaji.id, pengguna menyatakan bahwa:

• telah membaca dan memahami Ketentuan Penggunaan Fitur AI ini;
• menyetujui seluruh ketentuan yang tercantum dalam dokumen ini; dan
• bersedia menggunakan Fitur AI sesuai dengan ketentuan, kebijakan, serta peraturan perundang-undangan yang berlaku.