Ketika jumlah karyawan bertambah, pekerjaan HR ikut berkembang dari administrasi hingga pengelolaan kinerja dan kebutuhan tenaga kerja. Human Resources Management (HRM) menjadi pendekatan untuk mengatur berbagai proses tersebut agar data karyawan, operasional HR, dan pengembangan SDM berjalan selaras dengan kebutuhan perusahaan.
Apa saja fungsi HRM? Simak pembahasan selengkapnya berikut ini!
Fungsi HRM Mencakup Apa Saja di Perusahaan?
HRM mencakup berbagai proses yang mengikuti perjalanan karyawan selama bekerja di perusahaan. Artinya, HR tidak hanya mengurus karyawan ketika pertama kali bergabung, tetapi juga mengelola kebutuhan mereka selama bekerja hingga perusahaan membutuhkan perencanaan tenaga kerja berikutnya.
Beberapa proses utama yang biasanya berkaitan dengan HRM meliputi:
1. Rekrutmen dan Penempatan Karyawan
Perusahaan perlu memastikan kebutuhan tenaga kerja diterjemahkan menjadi proses rekrutmen yang terarah. HR mengelola informasi posisi, kandidat, tahapan seleksi, hingga penempatan karyawan sesuai kebutuhan organisasi.
Ketika proses ini terdokumentasi dengan baik, HR dapat mengetahui status setiap kandidat tanpa harus mengandalkan pencatatan yang tersebar di berbagai tempat.
2. Administrasi dan Data Karyawan
Setelah karyawan bergabung, perusahaan perlu mengelola berbagai informasi personalia, mulai dari data identitas, posisi, riwayat pekerjaan, hingga dokumen yang berkaitan dengan hubungan kerja.
Data tersebut menjadi dasar bagi banyak proses HR lainnya. Karena itu, konsistensi dan integritas data penting ketika perusahaan memiliki banyak karyawan atau beberapa lokasi operasional.
Baca Juga: Mengapa HR Analytics Penting? Ini Manfaatnya!
3. Kehadiran dan Pengelolaan Waktu Kerja
Kehadiran, jam kerja, cuti, dan lembur berkaitan langsung dengan aktivitas operasional karyawan. Data tersebut juga dapat berhubungan dengan proses payroll dan administrasi lainnya.
Bagi perusahaan dengan sistem kerja shift atau banyak lokasi, HR membutuhkan pencatatan kehadiran yang dapat mengikuti konfigurasi operasional perusahaan.
4. Pengembangan Kompetensi
HRM juga berkaitan dengan bagaimana perusahaan menjaga dan mengembangkan kompetensi karyawan. Kebutuhan pengembangan dapat diketahui dari perubahan pekerjaan, kebutuhan organisasi, maupun hasil evaluasi kinerja.
Dengan pendekatan berbasis data, program pengembangan dapat diarahkan pada kebutuhan yang lebih spesifik daripada sekadar memberikan pelatihan yang sama kepada seluruh karyawan.
5. Pengelolaan Kinerja
Perusahaan perlu mengetahui apakah target yang ditetapkan sudah tercapai dan bagaimana kontribusi setiap karyawan terhadap tujuan organisasi. Maka dari itu, HRM berkaitan erat dengan proses penetapan target, appraisal, dan evaluasi kinerja.
Perusahaan dapat menggunakan indikator seperti KPI dan OKR sesuai dengan sistem pengelolaan kinerja yang diterapkan.
6. Kompensasi dan Benefit
Kompensasi merupakan bagian penting dari administrasi karyawan. HR perlu mengelola komponen seperti gaji, tunjangan, lembur, potongan, serta benefit sesuai kebijakan perusahaan dan ketentuan yang berlaku.
Ketepatan data menjadi penting karena kesalahan pada data kehadiran atau komponen payroll dapat berdampak pada perhitungan hak karyawan.
7. Hubungan dan Pengalaman Karyawan
HR juga berperan dalam menjaga hubungan kerja dan menangani kebutuhan karyawan selama berada di perusahaan. Proses ini dapat mencakup penyampaian kebijakan, employee self service, komunikasi internal, hingga penanganan persoalan hubungan kerja.
Baca Juga: Aplikasi HRMS vs HRIS, Ini Perbedaan Keduanya!
Mengapa HRM Penting ketika Perusahaan Berkembang?
Pada perusahaan dengan jumlah karyawan yang masih sedikit, beberapa proses HR mungkin masih dapat dikelola melalui spreadsheet atau dokumen terpisah. Namun, kebutuhan tersebut berubah ketika jumlah karyawan, lokasi kerja, dan kompleksitas operasional meningkat.
HR kemudian harus menangani lebih banyak data dengan kebutuhan yang saling berhubungan. Data absensi dapat memengaruhi payroll, data karyawan dibutuhkan untuk administrasi, sementara data kinerja dapat digunakan untuk evaluasi dan pengembangan.
HRM membantu perusahaan melihat proses tersebut sebagai bagian yang saling berkaitan. Dengan demikian, HR dapat mengurangi pekerjaan administratif berulang dan memiliki informasi yang lebih siap digunakan untuk kebutuhan operasional maupun keputusan strategis.
HRM dan HRD, Apa Perbedaannya?
HRM dan HRD sering digunakan dalam konteks yang berdekatan karena keduanya sama-sama berkaitan dengan sumber daya manusia. Perbedaannya lebih terlihat dari cakupan perhatian masing-masing.
HRM memiliki cakupan yang lebih luas dalam pengelolaan sumber daya manusia, termasuk administrasi, rekrutmen, hubungan karyawan, kompensasi, dan kinerja. Sementara itu, HRD (Human Resources Development) lebih menitikberatkan pada pengembangan kemampuan, kompetensi, dan potensi karyawan.
| Aspek | HRM | HRD |
| Fokus | Pengelolaan SDM secara menyeluruh | Pengembangan SDM |
| Aktivitas | Rekrutmen, administrasi, absensi, payroll, hubungan karyawan, kinerja | Pelatihan, pengembangan kompetensi, karier, dan pengembangan potensi |
| Orientasi | Operasional hingga strategis | Pengembangan jangka menengah dan panjang |
| Data yang digunakan | Data karyawan, kehadiran, payroll, kinerja, dan kebutuhan tenaga kerja | Data kompetensi, kinerja, kebutuhan pengembangan, dan potensi karyawan |
| Hubungan | Menjadi bagian dari pengelolaan SDM secara menyeluruh | Mendukung peningkatan kemampuan dan potensi SDM |
Bagaimana HRM Mendukung Pengambilan Keputusan HR?
HRM menjadi lebih bernilai ketika data yang dikumpulkan dapat digunakan untuk memahami kondisi tenaga kerja.
HR tidak hanya membutuhkan informasi mengenai jumlah karyawan, tetapi juga perlu melihat pola kehadiran, komposisi tenaga kerja, hasil kinerja, hingga kebutuhan pengembangan.
Beberapa keputusan yang dapat didukung oleh data HR antara lain:
- Perencanaan tenaga kerja, berdasarkan jumlah dan kebutuhan posisi di setiap bagian.
- Evaluasi kinerja, dengan melihat pencapaian KPI, OKR, atau indikator yang digunakan perusahaan.
- Pengembangan karyawan, berdasarkan hasil penilaian dan kebutuhan kompetensi.
- Pengelolaan administrasi, dengan memastikan informasi karyawan tetap konsisten dan terbarui.
- Analisis organisasi, dengan menghubungkan data karyawan dan kinerja untuk mendapatkan gambaran yang lebih menyeluruh.
Untuk perusahaan enterprise, kemampuan menghubungkan berbagai sumber data ini menjadi semakin penting karena keputusan HR melibatkan jumlah karyawan dan proses operasional yang lebih kompleks.
Baca Juga: 5 Cara Membangun Sistem HRD Perusahaan Efektif
Tantangan Mengelola HRM Secara Manual
Pengelolaan HRM menggunakan banyak file dan proses terpisah dapat menimbulkan masalah ketika volume data meningkat.
HR mungkin harus memasukkan informasi yang sama ke beberapa dokumen atau melakukan pengecekan silang sebelum sebuah proses diselesaikan.
Beberapa tantangan yang sering muncul antara lain:
- Data tersebar, sehingga HR membutuhkan waktu lebih banyak untuk mencari informasi karyawan.
- Risiko kesalahan input, terutama ketika data dipindahkan secara manual.
- Proses antarbagian tidak terhubung, misalnya data absensi harus dipindahkan kembali untuk kebutuhan payroll.
- Pemantauan kinerja lebih terbatas, ketika penilaian masih dilakukan menggunakan dokumen terpisah.
- Pelaporan membutuhkan waktu, karena HR harus menggabungkan data dari berbagai sumber.
- Pengelolaan semakin kompleks, ketika jumlah karyawan, lokasi, dan struktur organisasi bertambah.
Masalah tersebut tidak selalu muncul karena proses HR tidak berjalan. Tantangannya adalah skala pengelolaan yang membuat proses manual semakin membutuhkan waktu dan kontrol.
Kelola HRM Lebih Praktis dengan Aplikasi HRIS Gaji.id
HRM membutuhkan data yang terstruktur karena satu informasi karyawan dapat digunakan dalam berbagai proses. Aplikasi HRIS membantu perusahaan menghubungkan kebutuhan tersebut dalam satu solusi HR terintegrasi.
Gaji.id menyediakan ecosystem HR end-to-end yang mencakup Payroll, Absensi, Employee Self Service (E-Plus), Personalia, Rekrutmen, Task Appraisal, dan Performance Management.
Untuk kebutuhan performance management, Gaji.id juga mendukung pengelolaan KPI, OKR, 360 Degree, dan 9-Box Analytics. Dengan demikian, pengelolaan HR dapat mencakup kebutuhan administratif sekaligus mendukung perusahaan dalam memahami dan mengembangkan kinerja karyawan.
Bagi perusahaan yang ingin melihat bagaimana aplikasi HRIS dapat mendukung proses HR secara lebih terstruktur, hubungi tim Gaji.id atau jadwalkan demo sesuai kebutuhan perusahaan.
