HR generalist menangani berbagai fungsi pengelolaan sumber daya manusia, mulai dari administrasi karyawan, rekrutmen, absensi, hingga hubungan dan kinerja karyawan. Luasnya cakupan tersebut membuat HR perlu mengelola banyak data dan proses secara terkoordinasi.
Pada perusahaan dengan jumlah karyawan yang terus bertambah, pekerjaan HR generalist dapat menjadi semakin kompleks. Apa saja tugas selengkapnya? Simak informasinya berikut ini!
Mengapa HR Generalist Dibutuhkan dalam Perusahaan?
Seiring bertambahnya jumlah karyawan, kebutuhan pengelolaan SDM menjadi semakin beragam. Perusahaan perlu memastikan administrasi karyawan, rekrutmen, absensi, hubungan kerja, hingga kinerja dapat dikelola secara terkoordinasi.
Di sinilah HR generalist dibutuhkan untuk membantu menghubungkan berbagai proses HR dengan kebutuhan operasional perusahaan.
HR generalist juga membantu perusahaan memperoleh gambaran yang lebih menyeluruh mengenai kondisi workforce.
Dengan memahami data dan proses dari berbagai fungsi HR, peran ini dapat membantu mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, persoalan administrasi, hingga area yang perlu ditindaklanjuti oleh manajemen.
Baca Juga: 5 Cara Membangun Sistem HRD Perusahaan Efektif
Tugas dan Tanggung Jawab HR Generalist
Luasnya fungsi HR generalist membuat tanggung jawabnya mencakup berbagai proses dalam employee lifecycle. Beberapa tugas yang perlu dikelola antara lain:
1. Mengelola Administrasi Karyawan
HR generalist mengelola berbagai informasi dan dokumen yang berkaitan dengan karyawan, seperti data personal, status kepegawaian, perubahan jabatan, hingga administrasi selama masa kerja.
2. Mendukung Proses Rekrutmen
HR generalist dapat membantu perusahaan memenuhi kebutuhan tenaga kerja melalui proses rekrutmen. Aktivitasnya dapat mencakup koordinasi kebutuhan posisi, penyaringan kandidat, penjadwalan wawancara, hingga onboarding karyawan baru.
3. Mengelola Absensi dan Kehadiran
Data absensi menjadi bagian penting dalam administrasi HR karena berkaitan dengan kehadiran, cuti, lembur, dan kebutuhan payroll. HR perlu memastikan data tersebut tercatat secara konsisten agar dapat digunakan oleh proses HR lainnya.
Baca Juga: Manfaat Employee Retention & Cara Meningkatkannya
4. Menangani Employee Relations
HR generalist berperan dalam membantu menjaga hubungan kerja yang profesional. Ketika muncul pertanyaan, keluhan, atau persoalan terkait pekerjaan, HR dapat membantu mencari penyelesaian berdasarkan kebijakan perusahaan.
5. Mendukung Performance Management
HR generalist dapat terlibat dalam proses penilaian kinerja, pemantauan target, pemberian feedback, hingga tindak lanjut pengembangan karyawan.
6. Mendukung Pengembangan Karyawan
Hasil evaluasi kinerja dan kebutuhan organisasi dapat menjadi dasar untuk mengidentifikasi kebutuhan pengembangan kompetensi. HR generalist dapat membantu mengoordinasikan pelatihan atau program pengembangan yang sesuai.
7. Menjaga Kepatuhan Proses HR
HR perlu memastikan berbagai proses yang berkaitan dengan karyawan dijalankan sesuai kebijakan perusahaan dan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.
Apa Perbedaan HR Generalist dan HR Specialist?
Perbedaan utamanya terletak pada cakupan fungsi yang ditangani. HR generalist memiliki tanggung jawab lintas fungsi, sedangkan HR specialist biasanya berfokus pada bidang HR tertentu.
| Aspek | HR Generalist | HR Specialist |
| Cakupan pekerjaan | Berbagai fungsi HR | Fungsi HR tertentu |
| Fokus | Pengelolaan HR secara menyeluruh | Pendalaman satu bidang |
| Contoh aktivitas | Administrasi, rekrutmen, absensi, employee relations, dan kinerja | Recruitment, payroll, L&D, compensation, atau people analytics |
| Kebutuhan data | Berbagai data HR | Data yang berkaitan dengan fungsi spesifik |
| Struktur kerja | Banyak ditemukan pada tim dengan fungsi HR yang lebih luas | Umum pada organisasi dengan fungsi HR yang lebih tersegmentasi |
Dalam perusahaan yang memiliki struktur HR besar, beberapa tugas HR generalist dapat dibagi dengan tim specialist.
Sebaliknya, pada perusahaan dengan struktur HR yang lebih ramping, satu HR generalist dapat menangani lebih banyak fungsi secara bersamaan.
Baca Juga: 5 Cara Menerapkan Human Experience Management
Skill yang Dibutuhkan HR Generalist
Beberapa skill yang mendukung pekerjaan HR generalist meliputi:
- Komunikasi untuk menyampaikan informasi dan kebijakan HR secara jelas.
- Kemampuan interpersonal untuk membangun hubungan profesional dengan karyawan dan manajemen.
- Manajemen prioritas untuk mengelola berbagai pekerjaan HR secara bersamaan.
- Kemampuan analitis untuk memahami data absensi, turnover, kinerja, dan workforce.
- Literasi teknologi untuk menggunakan HRIS, spreadsheet, dan sistem pelaporan.
- Pemahaman ketenagakerjaan untuk menjalankan proses HR sesuai ketentuan yang berlaku.
- Kerahasiaan data untuk menjaga informasi personal dan data kepegawaian.
Tantangan HR Generalist dalam Mengelola Berbagai Fungsi HR
Semakin besar jumlah karyawan, semakin banyak pula data dan proses yang perlu dikelola HR.
Tanpa sistem yang terstruktur, pekerjaan administratif dapat menyita waktu dan menyulitkan HR ketika membutuhkan informasi untuk pengambilan keputusan.
Beberapa kondisi yang dapat menjadi tantangan antara lain:
- Data karyawan tersimpan di banyak file atau sistem.
- HR perlu melakukan pengecekan absensi secara manual.
- Perubahan data karyawan belum langsung tersinkron dengan proses HR lainnya.
- Data absensi perlu diperiksa kembali sebelum digunakan untuk payroll.
- HR kesulitan memantau proses penilaian kinerja secara berkala.
- Penyusunan laporan membutuhkan penggabungan data dari berbagai sumber.
- Informasi workforce belum tersedia dalam bentuk laporan yang dapat dianalisis.
Kondisi tersebut dapat semakin kompleks pada perusahaan dengan banyak departemen, lokasi kerja, atau jumlah karyawan yang besar.
Optimalkan Pekerjaan HR Generalist dengan Aplikasi HRIS
HR generalist membutuhkan data yang terstruktur karena berbagai fungsi yang ditangani saling berkaitan. Data karyawan, absensi, payroll, rekrutmen, dan kinerja akan lebih bermanfaat ketika dapat dikelola dalam ekosistem HR yang terintegrasi.
Aplikasi HRIS Gaji.id membantu perusahaan mengelola berbagai proses HR melalui satu ekosistem HR end-to-end.
Fungsinya mencakup database karyawan, absensi, payroll, Employee Self Service, personalia, rekrutmen, hingga Performance Management.
Untuk kebutuhan pengelolaan kinerja, Gaji.id mendukung OKR, KPI, 360 Degree, dan 9-Box Analytics. Data kinerja tersebut dapat membantu HR dan manajemen melihat perkembangan workforce secara lebih terstruktur serta menentukan kebutuhan pengembangan karyawan.
Dengan pengelolaan data yang lebih terstruktur, HR generalist dapat mengurangi pekerjaan administratif berulang dan memiliki dasar informasi yang lebih baik untuk menjalankan fungsi HR secara strategis.
Hubungi tim Gaji.id untuk mendiskusikan kebutuhan HR perusahaan Anda dan jadwalkan demo untuk melihat bagaimana solusi HRIS Gaji.id dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan perusahaan.
