Absensi berbasis GPS adalah sistem pencatatan kehadiran yang menggunakan informasi lokasi perangkat karyawan ketika melakukan clock in atau clock out. Namun, pencatatan lokasi saja belum cukup untuk menjaga validitas absensi. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan risiko fake GPS, titip absen, hingga ketidaksesuaian antara data kehadiran dan pengajuan cuti atau lembur.
Maka dari itu, sistem absensi perlu dilengkapi dengan mekanisme validasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Simak keunggulan selengkapnya di bawah ini!
Apa Manfaat Absensi Berbasis GPS bagi Perusahaan?
Penggunaan GPS pada sistem absensi dapat membantu HR memperoleh data kehadiran yang lebih sesuai dengan kondisi kerja karyawan.
Manfaatnya dapat dirasakan terutama ketika perusahaan memiliki banyak lokasi kerja atau tidak selalu dapat melakukan pengawasan kehadiran secara langsung.
1. Memvalidasi Lokasi Kehadiran
Data lokasi memberikan informasi tambahan mengenai tempat karyawan melakukan absensi. HR dapat menggunakan data tersebut untuk memeriksa apakah absensi dilakukan sesuai lokasi kerja yang telah ditentukan.
2. Mengurangi Risiko Kecurangan Absensi
Sistem absensi berbasis GPS dapat dikombinasikan dengan mekanisme keamanan lain untuk mengurangi risiko seperti penggunaan lokasi palsu atau titip absen.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Attendance Management
3. Mendukung Pengelolaan Karyawan Multi-Lokasi
Perusahaan dengan banyak cabang atau karyawan yang bekerja di berbagai lokasi dapat menetapkan aturan absensi berdasarkan area kerja masing-masing.
4. Mempercepat Rekap Kehadiran
Data absensi yang tercatat secara digital dapat membantu HR memperoleh informasi kehadiran tanpa harus mengumpulkan catatan dari setiap lokasi secara manual.
Baca Juga: Cara Membuat Sistem Absensi Karyawan yang Efektif
Bagaimana Cara Kerja Absensi Berbasis GPS?
Secara umum, sistem akan menggunakan lokasi perangkat saat karyawan melakukan absensi. Data tersebut kemudian dicatat dan dapat dibandingkan dengan area atau lokasi kerja yang telah ditentukan perusahaan.
Contohnya, perusahaan menetapkan kantor cabang sebagai lokasi absensi. Ketika karyawan melakukan clock in, sistem memeriksa lokasi perangkat dan menentukan apakah karyawan berada dalam area yang diperbolehkan.
Untuk kebutuhan perusahaan yang lebih kompleks, GPS dapat dikombinasikan dengan teknologi lain. Dengan begitu, validasi tidak hanya bergantung pada lokasi, tetapi juga mempertimbangkan identitas karyawan dan kondisi saat absensi dilakukan.
Baca Juga: 10 Alasan Aplikasi HRD Penting untuk Perusahaan
Fitur Apa yang Dibutuhkan dalam Absensi Berbasis GPS?
GPS dapat menjadi dasar pencatatan lokasi, tetapi perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa lapisan validasi untuk menjaga kualitas data kehadiran.
Berikut ini fitur yang ada dalam aplikasi absensi karyawan dari Gaji.id:
1. Geo Tagging
Geo Tagging mencatat titik lokasi ketika karyawan melakukan absensi. Fitur ini dapat membantu HR mengetahui lokasi kehadiran sekaligus memberikan perlindungan terhadap penggunaan fake GPS.
Misalnya, karyawan seharusnya melakukan absensi dari lokasi proyek. Data geo tagging dapat digunakan untuk memeriksa apakah titik absensi sesuai dengan lokasi yang ditetapkan perusahaan.
2. Geo Fencing
Geo Fencing menetapkan radius tertentu sebagai area yang diperbolehkan untuk melakukan absensi. Karyawan hanya dapat melakukan absensi ketika berada dalam area tersebut.
Fitur ini berguna bagi perusahaan yang memiliki aturan kehadiran berdasarkan lokasi, seperti kantor cabang, pabrik, gudang, atau lokasi proyek.
3. Face Recognition
Face Recognition menggunakan pengenalan wajah untuk membantu memastikan bahwa orang yang melakukan absensi merupakan karyawan yang bersangkutan.
Kombinasi lokasi dan pengenalan wajah dapat memberikan lapisan validasi tambahan sehingga risiko titip absen dapat diminimalkan.
4. Liveness Detection
Liveness Detection membantu membedakan wajah pengguna yang sedang melakukan absensi dengan foto yang telah disiapkan sebelumnya.
Fitur ini dapat memberikan perlindungan tambahan ketika perusahaan menggunakan face recognition sebagai bagian dari proses absensi.
Baca Juga: Software SDM: Solusi Mengatasi Pengelolaan Karyawan
Bagaimana Jika Data Absensi Tidak Sesuai dengan Pengajuan Karyawan?
Masalah absensi tidak selalu berkaitan dengan lokasi. HR juga dapat menemukan data yang saling bertentangan ketika melakukan rekap kehadiran.
Contohnya, seorang karyawan memiliki data kehadiran pada hari yang sama dengan pengajuan cuti. Pada kasus lain, terdapat pengajuan lembur, tetapi pada hari tersebut juga tercatat pengajuan cuti.
Jika kondisi tersebut diperiksa satu per satu, HR perlu menghabiskan waktu untuk mencocokkan data dan menentukan informasi yang sesuai dengan peraturan perusahaan.
Karena itu, perusahaan membutuhkan sistem yang dapat membantu melakukan validasi dan pemisahan data secara otomatis berdasarkan aturan yang telah ditentukan.
Saatnya Gunakan Sistem Absensi yang Lebih Terintegrasi di Gaji.id
Gaji.id menyediakan aplikasi absensi karyawan dengan beberapa lapisan keamanan untuk membantu HR memperoleh data kehadiran yang lebih adil dan mengurangi risiko kecurangan. Dukungan Geo Tagging, Geo Fencing, Face Recognition, dan Liveness Detection dapat digunakan sesuai kebutuhan perusahaan.
HR juga dapat memanfaatkan Dynamic Report untuk membuat template laporan absensi sesuai kebutuhan. Data yang ingin ditampilkan dapat dipilih sehingga HR dapat mengakses rekap maupun keseluruhan data kehadiran sesuai kebutuhan pelaporan.
Selain itu, Robot Absensi membantu memisahkan dan memvalidasi data absensi secara otomatis. Ketika terdapat data kehadiran yang beririsan dengan pengajuan cuti atau lembur, sistem dapat menyesuaikannya berdasarkan peraturan perusahaan sehingga HR tidak perlu melakukan perubahan data secara manual satu per satu.
Hubungi tim Gaji.id untuk mengetahui solusi absensi yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan perusahaan Anda dan jadwalkan demo.
